Un dossier notarial n'est pas un simple document. C'est un objet vivant qui traverse plusieurs mains, plusieurs vérifications, plusieurs délais. Chaque étape a ses propres règles, ses propres risques, ses propres acteurs.
Batouno structure ce parcours en neuf étapes distinctes. Voici pourquoi chacune d'elles compte.
Prospect
Le dossier commence avant même que le client ait signé quoi que ce soit. Un premier contact, une demande de renseignements, une estimation des frais. C'est l'étape où l'étude évalue la faisabilité et constitue une première fiche client.
Ouvert
Le client a confirmé sa demande, la provision initiale a été versée, le dossier est formellement ouvert. Un numéro de référence lui est attribué automatiquement. Un clerc est désigné.
En instruction
Le clerc collecte les pièces, vérifie les documents, rédige le projet d'acte. C'est l'étape la plus longue et la plus exigeante. La checklist de pièces requises est connue dès l'ouverture — rien ne doit être oublié.
Provision reçue
La provision couvrant les droits d'enregistrement et les émoluments a été reçue à la comptabilité. Cette étape valide la solvabilité du dossier avant la convocation des parties.
En attente de signature
Le projet d'acte est finalisé, les parties sont convoquées. L'étude attend la disponibilité de toutes les parties pour la lecture et la signature.
Signé
L'acte a été lu aux parties, signé, daté. La minute est créée. C'est le point de non-retour du dossier — à partir de là, chaque modification est une rectification soumise à des formalités spécifiques.
En formalités
Le chargé de formalités prend le relais : enregistrement à la DGID, dépôt à l'APIX, inscription à la conservation foncière. C'est l'étape la plus dépendante des délais externes.
Clos
Toutes les formalités sont accomplies, les expéditions ont été remises aux parties, le compte client a été arrêté. Le dossier est clos.
Archivé
Le dossier rejoint les archives de l'étude, conservé conformément aux obligations légales. La minute est conservée indéfiniment, les expéditions selon les règles en vigueur.
Ces neuf étapes ne sont pas une formalité administrative. Ce sont les neuf moments où une erreur peut coûter à l'étude — en temps, en argent, en réputation. Batouno les rend visibles, traçables, et impossibles à sauter.