Il n'existe probablement pas une seule étude notariale à Dakar qui ne communique pas avec ses clients par WhatsApp. C'est devenu le canal de fait : rapide, accessible, familier pour les clients comme pour les clercs.
Pourtant, cet usage reste largement informel. Pas de traçabilité, pas de séparation entre les conversations professionnelles et personnelles, pas de mémoire institutionnelle des échanges. Quand un clerc quitte l'étude, les conversations partent avec lui.
Pourquoi WhatsApp s'est imposé
Le téléphone fixe a presque disparu des usages. L'email est perçu comme formel et lent. WhatsApp combine l'immédiateté du message court avec la richesse du multimédia — on peut y envoyer un document, la photo d'une pièce d'identité, un mémo vocal pour expliquer une démarche complexe.
Pour un clerc qui suit plusieurs dossiers en parallèle, c'est le seul canal qui permette de traiter les relances sans passer la journée au téléphone.
Les risques de l'informel
L'usage non structuré pose trois problèmes concrets.
D'abord, la traçabilité : aucune trace dans le dossier des échanges qui ont eu lieu. Si un client conteste avoir été informé d'un délai, une conversation sur un téléphone personnel ne prouve pas grand-chose.
Ensuite, la continuité : quand le clerc qui gérait un dossier est absent, les informations échangées avec le client sont inaccessibles.
Enfin, la confidentialité : les pièces envoyées par messagerie — pièces d'identité, relevés bancaires, titres fonciers — ne sont pas conservées de manière maîtrisée. Elles restent dans la galerie d'un téléphone.
Structurer plutôt qu'interdire
Interdire WhatsApp serait irréaliste, et priverait l'étude d'un canal que ses clients apprécient. La question n'est pas de le supprimer, mais de faire en sorte que ce qui compte n'y reste pas.
Les rappels de rendez-vous partent depuis la plateforme, avec la liste des pièces à apporter pour ce type d'acte. Les confirmations reviennent dans le dossier. Les échanges qui engagent — validation d'un projet d'acte, confirmation d'une provision — sont consignés là où le dossier vit, et non dans la messagerie personnelle d'un collaborateur.
Conclusion
WhatsApp n'est pas un problème. L'usage non structuré de WhatsApp en est un. La distinction compte : il ne s'agit pas de retirer un outil aux clients, mais de lui donner un cadre à la hauteur de ce que le secret professionnel exige.