Batouno n'est pas né d'une liste de fonctionnalités. Il est né de dix-huit mois passés dans une étude notariale en exercice, à regarder travailler un notaire, des clercs, un chargé de formalités, une comptable et un secrétariat.
Ce qui a été observé n'a rien d'exceptionnel — et c'est précisément le problème. Rien ne se perdait de façon spectaculaire. Tout se perdait un peu, tous les jours.
Le temps passé à répondre « je vais voir »
Un client rappelle pour savoir où en est son dossier. La question est légitime : il a versé une provision, il attend un acte. La réponse honnête, dans une étude qui n'a pas de suivi tenu au fil de l'eau, est qu'il faut aller voir — trouver le clerc en charge, ouvrir le classeur, reconstituer.
Ce n'est jamais très long. C'est simplement plusieurs fois par jour, pour plusieurs dossiers, par plusieurs personnes. Et pendant ce temps-là, personne ne rédige.
Les formalités dont plus personne ne sait où elles en sont
Une formalité engagée disparaît du champ de vision dès qu'elle sort de l'étude. Le dépôt a été fait — mais quand ? Le retour est-il en retard, ou dans les délais normaux ? Qui devait relancer ?
Une étude sait presque toujours ce qu'elle a envoyé. Elle sait beaucoup moins bien ce qu'elle attend encore. La différence entre les deux, ce sont les dossiers qui dorment.
Le visiteur qui attend sans que personne le sache
Un client arrive pour signer, ou pour déposer une pièce. La réception le fait asseoir et va prévenir le clerc, qui est au téléphone, ou dans un autre bureau, ou sorti. Le client attend. Combien de temps ? Personne ne le sait, et personne ne s'en souvient le lendemain.
Ce n'est pas de l'impolitesse : c'est une information qui n'a pas d'endroit où se poser. Elle passe de bouche à oreille, et se perd en route.
L'argent des clients recompté le soir
Combien ce client a-t-il versé ? Que reste-t-il de sa provision ? Les droits ont-ils été payés ? La réponse existe, mais en morceaux : des reçus, des talons de chèque, des notes prises au fil des mois. Elle se reconstitue à la main, souvent la veille de la signature, sous pression.
Le calcul finit par tomber juste. Mais il est refait à chaque fois, par quelqu'un qui aurait pu s'en dispenser si chaque mouvement avait été inscrit dans le dossier au moment où il s'est produit.
Ce que ça a produit
Aucune de ces quatre pertes ne justifie à elle seule un logiciel. Ensemble, elles décrivent une étude qui travaille bien et qui s'épuise à compenser l'absence d'un endroit unique où l'information se dépose.
C'est cette réalité-là, et non une idée abstraite du notariat, qui a défini ce que Batouno devait faire.