Batouno n'est pas né d'une liste de fonctionnalités. Il est né de dix-huit mois passés dans une étude notariale en exercice, à regarder travailler un notaire, des clercs, un chargé de formalités et une comptabilité.
Ce qui a été observé n'a rien d'exceptionnel — et c'est précisément le problème. Rien ne se perdait de façon spectaculaire. Tout se perdait un peu, tous les jours.
Le temps passé à répondre « je vais voir »
Un client rappelle pour savoir où en est son dossier. La question est légitime : il a versé une provision, il attend un acte. La réponse honnête, dans une étude qui n'a pas de suivi tenu au fil de l'eau, est qu'il faut aller voir — trouver le clerc en charge, ouvrir le classeur, reconstituer.
Ce n'est jamais très long. C'est simplement plusieurs fois par jour, pour plusieurs dossiers, par plusieurs personnes. Et pendant ce temps-là, personne ne rédige.
Les formalités dont plus personne ne sait où elles en sont
Une formalité engagée disparaît du champ de vision dès qu'elle sort de l'étude. Le dépôt a été fait — mais quand ? Le retour est-il en retard, ou dans les délais normaux ? Qui devait relancer ?
Une étude sait presque toujours ce qu'elle a envoyé. Elle sait beaucoup moins bien ce qu'elle attend encore. La différence entre les deux, ce sont les dossiers qui dorment.
Les archives volumineuses et peu exploitables
Une étude conserve tout. C'est son métier. Mais conserver n'est pas retrouver : quand une pièce d'un dossier ancien est nécessaire pour un acte en cours, la chercher prend souvent plus de temps que la rédiger de nouveau — quand c'est possible. Le volume d'archives est un actif dont on ne tire rien tant qu'il n'est pas adressable.
Les comptes clients arrêtés dans l'urgence
L'arrêté de compte doit précéder la délivrance de l'acte. En pratique, il est souvent reconstitué juste avant, à partir de pièces éparses : la provision reçue, les droits payés, les débours engagés, ce qui reste dû ou à restituer.
Le calcul finit par tomber juste. Mais il est refait à chaque fois, sous pression, par quelqu'un qui aurait pu s'en dispenser si chaque mouvement avait été inscrit au moment où il s'est produit — dans le dossier, pas dans un système comptable séparé qu'il faut ensuite réconcilier.
Ce que ça a produit
Aucune de ces quatre pertes ne justifie à elle seule un logiciel. Ensemble, elles décrivent une étude qui travaille bien et qui s'épuise à compenser l'absence d'un endroit unique où l'information se dépose.
C'est cette réalité-là, et non une idée abstraite du notariat, qui a défini ce que Batouno devait faire.