Fait pour une étude notariale. Pas pour tout le monde.
Mieux vaut savoir avant de s’engager si votre étude est dans le cas — y compris quand la réponse est non.
Les études qui y gagnent le plus
Le point de bascule n'est pas le nombre de dossiers : c'est le nombre de personnes qui touchent au même dossier. Tant qu'une seule personne suit un dossier de bout en bout, elle le tient en tête. Dès que le clerc rédige, que le chargé de formalités dépose et que la comptabilité arrête le compte, l'information doit se déposer quelque part — sinon elle se redemande.
Trois situations rendent le passage franchement rentable : une étude où plusieurs collaborateurs interviennent sur les mêmes dossiers ; une étude qui travaille avec des établissements de crédit, donc avec des allers-retours et des délais de retour à surveiller ; une étude dont les archives sont volumineuses mais difficilement exploitables.
Ce que chaque poste y gagne
Un notaire achète aussi pour ses équipes. Le bénéfice n'est pas le même selon le poste, et il est concret dans chaque cas.
- Le notaire
- Répondre à un client sans avoir à faire le tour de l'étude. Voir ce qui approche d'une échéance et ce qui l'a dépassée, sans ouvrir les dossiers un par un. Décider qui accède à quoi, et le modifier soi-même.
- Le clerc
- Savoir dès l'ouverture quelles pièces ce type d'acte réclame, et lesquelles manquent encore. Ajouter une étape au moment où elle survient, avec ses documents, sans se plier à un ordre décidé ailleurs. Reprendre un dossier laissé par un collègue absent.
- Le chargé de formalités
- Ne plus perdre de vue ce qui est sorti de l'étude. Ce qui a été déposé, quand, et ce dont le retour se fait attendre — c'est la partie du travail qui disparaît le plus vite du champ de vision.
- La comptabilité
- Inscrire chaque mouvement dans le dossier au moment où il se produit — provision, droits payés, débours, chèques émis — de sorte que l'arrêté de compte soit une somme et non une reconstitution faite la veille de la délivrance.
- Le secrétariat
- Des rendez-vous rappelés automatiquement au client, avec la liste des pièces à apporter pour ce type d'acte. Moins d'appels pour redire ce qui a déjà été dit.
Quand ce n'est pas le bon outil
Il vaut mieux le savoir avant le mois d'essai que pendant.
- Si votre activité n'est pas notariale. Tout est construit autour de l'acte authentique, du répertoire et de la comptabilité client. Une autre profession juridique n'y retrouverait pas son métier.
- Si vous exercez hors du Sénégal. Le produit est pensé pour la zone OHADA, mais un seul pays est ouvert à ce jour. Les barèmes, délais et administrations d'un autre État ne sont pas paramétrés.
- Si votre étude compte moins de 3 personnes. L'outil fonctionne, mais la facturation démarre à 3utilisateurs : vous paieriez des postes que vous n'occupez pas.
- Si vous voulez un outil que personne n'ajustera jamais. Batouno tire sa valeur de ce qu'il épouse votre façon de nommer et de traiter les dossiers. Une étude qui ne veut rien paramétrer du tout en tirera moins qu'elle n'en paie.
Ce que vous utilisez sans doute aujourd'hui
Le tableur et les dossiers papier
C'est ce qui fonctionne le mieux jusqu'à un certain volume, et il n'y a rien d'infamant à s'en servir. Trois choses finissent par céder : personne ne peut répondre à un client sans aller chercher le dossier ; ce qui est parti en formalité sort du champ de vision ; et l'arrêté de compte se reconstitue à chaque fois, sous pression, à partir de pièces éparses.
Un logiciel de gestion généraliste
Un outil de gestion commerciale ou un ERP sait tenir des clients, des documents et une comptabilité. Il ne sait pas ce qu'est une minute, une expédition, une grosse, un répertoire ou un arrêté de compte client — et surtout, il traite la comptabilité client comme de la comptabilité générale. Or les fonds d'un client ne sont pas ceux de l'étude. C'est là que ces outils cèdent en premier, avant même la question du vocabulaire.
Un logiciel notarial conçu pour un autre droit
Les actes se ressemblent d'un pays à l'autre ; les barèmes, les délais et les administrations, non. Un outil calibré sur un autre cadre juridique impose de recalculer à la main ce qu'il calcule faux, ce qui revient à payer pour une aide qui ajoute une vérification. La fiscalité et les formalités restent de compétence nationale, y compris à l'intérieur de la zone OHADA.
Questions fréquentes
Batouno convient-il à une petite étude ?
Oui, à une réserve financière près : la facturation démarre à 3 utilisateurs. Une étude de deux personnes paie donc trois postes, soit 75 000 FCFA HT par mois. En dessous de trois personnes, l'outil fonctionne mais le tarif est proportionnellement moins avantageux.
Batouno est-il réservé aux notaires ?
Oui. Le vocabulaire, les types de dossier, les pièces attendues et la comptabilité client sont ceux du notariat. Un huissier, un avocat ou un cabinet d'expertise comptable n'y retrouverait pas son métier.
Faut-il être informatisé pour passer à Batouno ?
Non. La reprise part de votre répertoire, et fonctionne aussi bien depuis des registres et des archives papier que depuis l'export d'un outil existant. Ce qui n'existe qu'en papier est référencé plutôt que numérisé : le dossier devient trouvable même si la pièce reste dans un carton.
Dans quels pays Batouno est-il disponible ?
Aujourd'hui au Sénégal uniquement. Le produit est conçu pour la zone OHADA et son modèle de données prévoit les autres États membres, mais aucun autre pays n'est ouvert à ce jour — nous préférons le dire plutôt que d'annoncer des ouvertures qui n'ont pas eu lieu.
Faut-il paramétrer Batouno soi-même ?
Le premier paramétrage est fait avec vous pendant les 5 jours de mise en service. Ensuite, tout reste modifiable par vos équipes sans nous solliciter. Si vous cherchez un outil qu'on n'ajuste jamais, ce n'est pas le bon : c'est précisément le paramétrage qui lui permet d'épouser votre façon de travailler.