Fait pour une étude notariale. Pas pour tout le monde.
Ce que chacun y gagne, l’écran sur lequel il arrive, ce que son rôle lui ouvre — et les études pour qui ce n’est pas le bon outil. Mieux vaut le savoir avant l’essai.
15 joursd’essai, sans engagement
5 joursouvrés de mise en service
0frais de mise en service
25 000 FCFAHT par utilisateur et par mois, tous modules compris
Par rôle
Chacun arrive sur l’écran de son métier.
Un notaire achète aussi pour ses équipes. Le rôle donné à chaque compte fixe son écran d'arrivée et ce qu'il peut faire — de l'argent en particulier.
Le notaire
Arrive sur Aujourd’hui
Ce qu’il y gagne
Le cabinet entier en quatre nombres dès l’ouverture : dossiers en cours, en retard, à surveiller demain, rappels de la semaine — chacun s’ouvre sur sa liste. Un bandeau reprend les alertes de La caisse. Le projet d’acte se relit dans le Centre de rédaction : il le corrige en ligne, chaque correction marquée à son nom, et laisse ses remarques en marge, sans rien imprimer. La vigilance anti-blanchiment se tient au fil des dossiers : identité vérifiée, alertes, niveau de chaque dossier. Répondre à un client sans aller chercher le dossier.
Ses droits
Tout l’argent, et « Transférer » : vers les honoraires, vers l’État, entre parties. Il est seul à clore un dossier qui porte encore de l’argent, après une confirmation qui liste qui doit quoi. La paie lui est ouverte. Le registre des soupçons lui est réservé, ainsi qu’à la personne qu’il désigne. Son téléphone le prévient, au départ, des retards de tout le cabinet.
Une formalité tient sur une ligne : date d’envoi, « Prévenir », échéance, date de retour. Elle passe « À surveiller », puis « En retard », au bon moment. « Relancé » et « Reçu » s’écrivent au fil du dossier. « Mes dossiers » montre ceux dont il est chargé. Le clerc part d’un modèle de la banque de l’étude et prépare actes et courriers dans le Centre de rédaction ; « À relire » lui montre les documents corrigés qui l’attendent, et il accepte ou refuse chaque correction du notaire.
Ses droits
Il encaisse et décaisse l’argent des clients sur les dossiers ; reçus et décharges se numérotent seuls. Quand l’argent vient d’un tiers, il coche à l’encaissement « Payé par quelqu’un d’autre » et note le payeur : la vigilance du dossier en tient compte. « Transférer » ne lui est pas ouvert. Son téléphone reçoit, au départ, les rappels, retards, nouvelles étapes et pièces revenues de ses dossiers.
L’argent en banque, partagé entre l’argent des clients, ce qui est à reverser et l’argent du cabinet, et une ligne qui dit si le compte est juste. Les écritures se passent seules au plan SYSCOHADA ; elle vérifie au lieu de saisir. Le relevé se pointe, la TVA du mois se calcule.
Ses droits
Tout l’argent, et « Transférer ». La comptabilité, la TVA et les états de la DGID, la paie. Elle voit le numéro de compte que le clerc ne voit pas. L’accueil ne lui est pas ouvert.
Le registre des visites du jour : qui arrive, pour qui, pourquoi. Le dossier est proposé quand la personne n’en a qu’un d’ouvert, avec le clerc qui en est chargé ; celui-ci est prévenu dans Batouno à l’instant. Le temps d’attente se mesure.
Ses droits
Il encaisse et décaisse l’argent des clients sur les dossiers, comme le clerc. Il lit les actes avec leurs corrections visibles, sans pouvoir les accepter. « Transférer » et la paie ne lui sont pas ouverts.
Le rôle est la seule source des droits : ce tableau est celui du logiciel, pas une configuration à négocier.
D’un coup d’œil.
Rôle
Écran d’arrivée, et l’argent
Notaire
Aujourd’hui. Tout l’argent, « Transférer », la paie.
Comptable
La caisse. Tout l’argent, « Transférer », la paie.
Administrateur
Aujourd’hui. Tout, comme le notaire et la comptable ; il ouvre aussi les comptes des collaborateurs.
Clerc
Aujourd’hui. Encaisse et décaisse l’argent des clients.
Chargé de formalités
Aujourd’hui. Encaisse et décaisse l’argent des clients.
Secrétaire général·e, secrétaire
Aujourd’hui. Encaisse et décaisse l’argent des clients.
Archiviste
Les dossiers. Les lit sans les montants.
Coursier
Les dossiers. Les lit sans les montants.
Une opération d’argent ne se modifie pas et ne se supprime pas, quel que soit le rôle : elle s’annule entière par une contre-écriture, et la trace reste.
L’adéquation
Pour quelles études c’est fait, et pour lesquelles ça ne l’est pas.
Il vaut mieux le savoir avant l’essai que pendant.
Le bon cas
Une étude notariale où plusieurs personnes touchent au même dossier : celui qui dépose, celui qui encaisse, celui qui reçoit le client.
Une étude qui suit ses formalités dans un tableau Word ou Excel et veut savoir chaque matin ce qui revient, ce qui tarde et qui relancer.
Une étude qui tient l’argent de ses clients et veut savoir, au franc près, à qui est chaque franc du compte.
Une étude qui exerce au Sénégal, où la TVA, les états de la DGID, la paie et les organismes sont calés sur le droit applicable.
Une étude d’au moins 3 personnes, seuil à partir duquel la facturation démarre.
Le mauvais cas
Une activité qui n’est pas notariale : un huissier, un avocat ou un cabinet comptable n’y retrouverait pas son métier.
Une étude qui exerce hors du Sénégal : un seul pays est ouvert à ce jour.
Une étude qui cherche un logiciel qui rédige ses actes à sa place : Batouno n’en rédige pas et n’en livre aucun tout fait. L’étude y range ses propres trames, dans sa banque de modèles ; les actes s’écrivent et se corrigent dans son Centre de rédaction, mais ils restent l’œuvre de l’étude.
Une étude qui attend un agenda, ou des messages partis seuls vers ses clients : Batouno n’a pas d’agenda et n’écrit pas à vos clients. Le suivi du dossier, c’est un lien que vous envoyez au client par WhatsApp ou par SMS.
Une étude qui veut une application d’iPhone ou un logiciel sans connexion : Batouno s’ouvre dans le navigateur, demande une connexion internet, et ses notifications sont éprouvées sur Android.
Une étude qui veut que le logiciel produise sa liasse fiscale : elle reste chez l’expert-comptable, qui la signe.
Questions
Les questions qu’on nous pose avant de se décider
Batouno convient-il à une petite étude ?
Oui, avec une réserve qu’il vaut mieux connaître avant : la facturation porte sur 3 utilisateurs au minimum. Une étude de deux personnes paie donc 3 postes, soit 75 000 FCFA HT par mois. Le logiciel fonctionne de la même façon ; le tarif est simplement moins avantageux en dessous de 3 personnes.
Faut-il payer moins cher pour un archiviste ou un coursier ?
Non. Chaque personne qui se connecte est un utilisateur, au même prix de 25 000 FCFA HT par mois, quel que soit son rôle. Ce que chacun voit et fait dépend du rôle qu’on lui donne, pas de ce qu’il coûte : l’archiviste et le coursier lisent les dossiers sans les montants.
Qui décide de ce que voit chaque collaborateur ?
Le rôle qu’on lui attribue, et lui seul. Batouno connaît neuf rôles — notaire, clerc, chargé de formalités, secrétaire général·e, secrétaire, comptable, archiviste, coursier, administrateur — et chacun fixe l’écran d’arrivée et les droits. Il n’y a pas de case à cocher à côté qui donnerait un droit de plus en douce.
Batouno est-il réservé aux notaires ?
Oui. Les types de dossier, les formalités, les organismes, l’argent des clients tenu à part, le barème : tout est construit pour une étude notariale. Un huissier, un avocat ou un cabinet d’expertise comptable n’y retrouverait pas son métier.
Notre tableau Word ou Excel nous suffit. Pourquoi changer ?
Il marche bien jusqu’à un certain volume, et il n’y a rien d’infamant à s’en servir. Trois choses finissent par céder : personne ne peut répondre au client sans aller chercher le dossier ; ce qui est parti en formalité sort du champ de vision ; et l’argent des clients se recompte le soir, à la main, sur des reçus et des talons de chèque.
Pourquoi pas un logiciel de gestion généraliste ?
Il sait tenir des clients, des documents et une comptabilité. Il ne sait pas ce qu’est un dépôt aux Impôts ou un retour de la Conservation foncière, et il traite l’argent des clients comme celui de l’entreprise. Or l’argent d’un client n’est pas celui de l’étude : c’est là que ces outils cèdent en premier. Et un logiciel notarial pensé pour un autre droit impose de refaire à la main la TVA, la paie et les formalités qu’il calcule faux.
Faut-il être déjà informatisé ?
Non. La reprise part de votre tableau de suivi Word ou Excel, et de vos soldes. Notre équipe reprend vos dossiers en cours avant le premier jour : vous vérifiez au lieu de ressaisir.
Dans quels pays Batouno est-il disponible ?
Aujourd’hui au Sénégal uniquement. La TVA, les états de la DGID, la paie et les organismes livrés y sont calés sur le droit applicable. Nous préférons le dire plutôt que d’annoncer des ouvertures qui n’ont pas eu lieu.
15 jours d’essai tranchent mieux qu’une page.
Si votre étude n’est pas dans le cas, vous le verrez en quelques jours — et c’est très bien ainsi.