Le compte du client, tenu comme il doit l’être.
Un moteur de barème qui répond à « combien coûte cet acte ». Une comptabilité de fonds de tiers qui répond à « où en est l’argent de ce client ».
Le calcul et la tenue ne se mélangent jamais.
Le calcul des frais d’un acte et la tenue du compte d’un client sont deux métiers différents. Les honoraires de l’étude, les droits versés à l’administration et les fonds qui appartiennent au client n’ont ni le même régime, ni le même propriétaire, ni les mêmes conséquences en cas d’erreur. Batouno les traite comme tels.
- Le calcul
- Le moteur de barème prend les bases d’un dossier et rend une liste de postes chiffrés. Il ne connaît ni client, ni caisse, ni paiement.
- La tenue
- Le compte client suit les fonds : ce qui a été versé, ce qui a été payé pour le compte du client, ce qui revient à l’étude, ce qui reste dû ou à restituer.
Le seul point de contact est le rattachement du dossier à un compte client. Cette séparation n’est pas une contrainte technique : c’est la façon dont une étude fonctionne réellement.
Des grilles progressives, pas un taux unique.
Le moteur est construit sur le décret n° 2006-1366 du 8 décembre 2006 fixant le tarif des notaires. Il compte 12 grilles de tranches, réutilisables d’un barème à l’autre. Le taux s’applique par tranche, jamais au premier franc — c’est la principale source d’erreur des calculs faits à la main ou sur tableur.
| Famille de grilles | Objet |
|---|---|
| Sociétés | Apport en numéraire, apport en nature, et la grille de moitié appliquée aux réductions de capital et aux transformations. |
| Ventes et cessions | Barème de base, le double pour l’adjudication, la moitié pour la copropriété et le logement social. |
| Barème de référence | Obligations et partages, avec ses fractions dérivées pour les mainlevées. |
| Succession | Barème général, et un taux plat réduit lorsque la liquidation est faite dans la même étude. |
| Fusion | Taux plat sur l’actif brut. |
Une grille de moitié n’est pas une remise décidée au cas par cas : c’est la règle du tarif, appliquée automatiquement au bon type d’acte.
Sept mécaniques de calcul
Un barème n’est pas une ligne de pourcentage. C’est une recette : une grille d’honoraires, la TVA, un plancher éventuel, puis les postes. Chaque poste relève de l’une de ces mécaniques.
- Débours
- Montant fixe : expéditions, frais divers.
- Proportionnel
- Taux appliqué à une base, comme l’enregistrement.
- Mutation foncière
- Taux et part fixe, avec plafond éventuel.
- Droit fixe
- Avec seuil de déclenchement éventuel.
- Morcellement
- Montant unitaire multiplié par un compteur : nombre de parcelles, de titres.
- Greffe
- Part fixe et part variable.
- Droits d’inscription
- Grille fixe par palier.
40 barèmes, 125 postes. Un acte de vente immobilière et un mandat de séquestre n’ont ni les mêmes bases à saisir, ni les mêmes postes à calculer — et le formulaire s’adapte : il n’affiche que les cases utiles, avec les libellés du type de dossier concerné.
Le prix qui transite par l’étude
Sur les actes où le prix passe par la comptabilité du notaire, le montant s’ajoute à la provision dans la somme réclamée au client. La distinction entre ce que le client doit à l’étude et ce qu’il fait transiter par elle est portée par le barème lui-même, pas laissée à l’appréciation de celui qui saisit.
Le barème dit ce que l’acte coûte. Les majorations de retard d’enregistrement et les échéances légales relèvent d’un autre module : droits, pénalités et délais légaux.
Quatre colonnes, deux masses.
Ce n’est pas la comptabilité de l’étude. C’est une comptabilité de fonds de tiers : chaque compte porte un numéro de la série 411 du plan comptable OHADA, attribué séquentiellement. Chaque écriture se range dans une seule colonne, et ce découpage porte toute la mécanique.
| Colonne | Sens | Masse |
|---|---|---|
| Recette client | Le client verse à l’étude. | Ce qui appartient au client et transite |
| Dépense client | L’étude paie pour le compte du client : droits, enregistrement, mutation. | Ce qui appartient au client et transite |
| Recette étude | Ce qui revient à l’étude : honoraires, TVA. | La part de l’étude |
| Dépense étude | Sortie au débit de l’étude. | La part de l’étude |
Masse client, masse étude et solde global sont recalculés en permanence, jamais saisis. Un solde négatif s’affiche tel quel, sans blocage : c’est une information dont la comptabilité a besoin, pas une anomalie à masquer.
Une écriture qui se justifie des années plus tard
Chaque écriture porte le payeur et son domicile, le bénéficiaire, l’objet, l’imputation, le mode de règlement, le numéro de carnet, les numéros de reçu, de décharge et de taxe, et la pièce justificative scannée.
C’est ce qui permet de répondre à une question posée longtemps après, quand celui qui a saisi l’écriture n’est plus là.
Une écriture n’est presque jamais saisie à la main.
Son origine détermine si elle peut être modifiée là où elle apparaît.
| Origine | Modifiable | Précision |
|---|---|---|
| Versement du client | Non | La correction passe par le versement lui-même. |
| Décharge | Non | Même règle : la source fait foi. |
| Génération depuis le barème | Oui | Proposée par le barème du dossier, ajustable avant validation. |
| Saisie directe par la comptabilité | Oui | Le cas restant, minoritaire. |
Le traitement des versements
Un versement a trois états, et un seul produit une écriture.
- Positionné
- Compté, écrit en comptabilité, reçu imprimable.
- À vérifier
- Un chèque en cours d’encaissement : ni compté, ni écrit, ni imprimable.
- Refusé
- Exclu de tout, avec un motif obligatoire.
Le basculement fonctionne dans les deux sens : repasser un versement en « à vérifier » supprime l’écriture correspondante, le repositionner la recrée. Chaque changement laisse une trace dans le dossier.
Un chèque remis n’est pas un chèque encaissé. Une comptabilité qui les confond fausse le solde de tous les dossiers concernés.
Un garde-fou
Dès qu’une écriture existe sur un dossier, son rattachement au compte client est verrouillé. On ne peut plus ni le changer, ni le détacher.
Le compte est arrêté avant que l’acte ne soit délivré.
L’arrêté fige l’état d’un compte à une date, conserve les masses et le solde de ce moment, et en déduit ce qui intéresse le client : un complément dû, ou un excédent à restituer.
- Provisoire
- Une photographie, révisable.
- Définitif
- La clôture.
La levée d’un arrêté définitif passe par une procédure dédiée, exige un motif, et relève du notaire, pas de la comptabilité. Une clôture ne se défait pas d’un clic par celui qui l’a posée.
Reçu, décharge, relevé de compte.
Tous en A4 portrait, sur une page. Le relevé s’imprime depuis un assistant qui laisse choisir l’ordre des écritures et l’arrêté servant de référence.
Ces erreurs se voient à l’arrêté de compte.
Un taux appliqué au premier franc au lieu de la tranche, une grille de moitié oubliée, un chèque compté avant d’être encaissé : ce sont des erreurs qui se voient à l’arrêté de compte, quand il est trop tard pour les corriger discrètement.