La démonstration dure depuis vingt minutes. Le notaire a regardé les écrans défiler sans dire grand-chose. Puis il pose la question qui l'intéresse réellement, et ce n'est ni le prix ni la liste des modules : et les dossiers depuis 2004, ils deviennent quoi ?
C'est presque toujours la première vraie question. C'est aussi la bonne.
Ce que la question veut dire
Une étude ne vaut pas par les dossiers qu'elle a en cours. Elle vaut par son fonds. Le client qui revient au bout de quinze ans pour la succession de celui dont vous aviez reçu la vente ne vient pas parce que vous êtes rapide : il vient parce que l'acte est chez vous, et parce que vous saurez le retrouver.
Changer d'outil, c'est donc d'abord craindre une coupure : ce qui était tenu hier doit l'être encore demain. La réponse tient en deux parties, et elles ne se ressemblent pas.
Ce que Batouno reprend : tout ce qui est vivant
Avant le premier jour, l'équipe Batouno reprend les dossiers en cours, depuis le tableau de suivi de l'étude — Word ou Excel, tel qu'il est tenu, sans format imposé. Chaque dossier entre avec ses parties, les formalités déjà faites et celles qui restent, à leurs dates, et ses notes. Puis viennent les soldes de départ, le plan comptable et, si l'étude tient Sage, son historique.
Un exemple mesuré, le 1er octobre 2026, dans une étude : 980 dossiers repris en un peu plus de deux minutes, sans un échec ; 1 066 étapes faites et 155 à faire ; 2 245 notes datées. Aucune date inventée, aucune phrase du tableau perdue, et aucun doublon avec ce que l'étude avait déjà saisi — vérifié dossier par dossier. Une sauvegarde avait été prise juste avant.
Ce que Batouno ne reprend pas : le fonds ancien
Il faut le dire nettement : Batouno ne tient pas les archives de l'étude. Il ne numérise rien, il ne dresse pas l'inventaire de ce qui dort au minutier, il ne remplace aucun registre. Les minutes restent où elles sont, sur le papier, rangées comme l'étude les range.
Ce n'est pas une lacune qu'on comblera plus tard, c'est une frontière. Batouno est l'outil des dossiers qu'on travaille : ceux dont une pièce doit revenir, dont l'argent doit être rendu, dont le client appelle. Un dossier clos depuis dix ans n'attend rien de tout cela. Le jour où il ressort — un héritier se manifeste, une copie est demandée —, il s'ouvre dans Batouno comme un dossier neuf, et la personne déjà saisie s'y retrouve avec son téléphone et son identité.
Ce que la reprise demande à l'étude
Le tableau tel qu'il est, d'abord. Puis quelqu'un qui le connaît, pour vérifier : c'est le principe de la reprise — le comptable et le clerc vérifient au lieu de saisir. Ce que la reprise ne sait pas classer, elle ne le devine pas : elle le signale, et c'est l'étude qui décide.
Si vous venez d'un logiciel
Sage se reprend tel quel : le plan, la balance et le grand livre s'importent, et l'historique reste lisible. Pour le reste, nous regardons ensemble ce que votre outil sait exporter avant de promettre quoi que ce soit : ce que la reprise ne peut pas classer, elle ne le devine pas, elle le signale.
Ce que ça ne change pas
Un suivi mal tenu ne devient pas bien tenu parce qu'il est repris. Si le tableau comporte des lacunes, elles sont reprises telles quelles : nous ne comblons rien. Ce qui change, c'est qu'une lacune devient visible au lieu de rester enfouie dans une case.
Et l'obligation de conservation des minutes reste la vôtre, sur le papier, dans vos locaux, dans les conditions prévues par les textes. Aucun logiciel ne s'y substitue, et un éditeur qui laisserait entendre le contraire vous exposerait au lieu de vous servir.
→ Comment se passe la reprise de l’existant — Les dossiers et les personnes