La démonstration dure depuis vingt minutes. Le notaire a regardé les écrans défiler sans dire grand-chose. Puis il pose la question qui l'intéresse réellement, et ce n'est ni le prix ni la liste des modules : et les dossiers depuis 2004, ils deviennent quoi ?
C'est presque toujours la première vraie question. C'est aussi la bonne.
Ce que la question veut dire
Une étude ne vaut pas par les dossiers qu'elle a en cours. Elle vaut par son fonds. Le client qui revient au bout de quinze ans pour la succession de celui dont vous aviez reçu la vente ne vient pas parce que vous êtes rapide : il vient parce que l'acte est chez vous, et parce que vous saurez le retrouver.
Changer d'outil quand on a vingt ans de fonds derrière soi, c'est donc accepter un risque précis : celui de couper l'étude de sa propre mémoire. Non pas de perdre les actes — ils sont en papier, ils restent — mais de perdre la capacité de savoir ce qu'on a, et où.
Un notaire qui pose cette question a compris avant nous où se situe l'enjeu d'une migration. Ce ne sont pas les dossiers en cours : ils sont peu nombreux et tout le monde les connaît. C'est tout le reste.
Ce qu'on reprend, et dans quel ordre
Le répertoire d'abord.
C'est le registre chronologique des actes reçus : un numéro, une date, la nature de l'acte, les parties. Il existe déjà dans toutes les études, sous une forme ou une autre — un registre relié tenu à la main, un cahier, un tableur, l'export d'un ancien logiciel. C'est la colonne vertébrale du fonds, et c'est le seul document qui soit à la fois complet et ordonné.
Une fois le répertoire repris, chaque acte ancien a une existence dans l'outil. On peut le chercher par numéro, par date, par nom de partie, par nature d'acte. On sait qu'il existe, on sait de quand il date, et on sait où il est rangé physiquement, parce que l'emplacement est une donnée comme une autre.
C'est peu et c'est considérable. Peu, parce qu'aucune pièce n'a été numérisée. Considérable, parce que la recherche cesse d'être une fouille.
Le papier ne devient pas numérique
Il faut le dire nettement : reprendre vingt ans ne veut pas dire numériser vingt ans.
Personne ne scanne vingt ans de minutes. Le volume est important, le travail est long, et surtout il n'a pas d'utilité proportionnée : sur vingt ans d'actes, une étude n'en ressort qu'une petite part. Tout numériser reviendrait à payer la conservation numérique de documents que personne ne rouvrira, alors que l'original papier doit de toute façon être conservé.
Ce que nous faisons est différent : nous référençons. La minute reste dans son classeur, à sa place, et sa fiche existe dans l'outil avec son emplacement. Le jour où un dossier ancien ressort — parce qu'un héritier se manifeste, parce qu'une copie est demandée — il est numérisé à ce moment-là, et il l'est une fois pour toutes.
Le fonds se numérise ainsi au fil de son usage réel, et non d'un coup, avant même de savoir ce qui servira.
Ce que la reprise demande à l'étude
La reprise est faite par notre équipe, à partir de ce que vous avez, et non par un import qui exigerait un format. Un registre manuscrit, un cahier, un tableur tenu à la main sont des points de départ exploitables.
Trois choses sont attendues de l'étude, et elles ne sont pas négligeables. L'accès au répertoire. L'accès physique aux archives, pour relever les emplacements. Et surtout du temps de quelqu'un qui connaît le classement — presque toujours la même personne, presque toujours celle qui n'a pas une heure à donner. C'est le coût réel d'une reprise, et il porte sur l'étude, pas sur nous.
Nous ne publions pas de durée type. Nous n'avons pas repris assez de fonds pour en donner une qui vaille mieux qu'une impression, et une impression habillée en chiffre reste une impression. Ce qui est acquis, en revanche, c'est que la reprise du répertoire précède la mise en service sans la retarder.
Et les dossiers en cours
C'est l'autre moitié de la question, et elle se traite autrement.
Les dossiers ouverts au moment de la bascule ne sont pas repris depuis un historique : ils sont saisis un par un, avec ce qu'ils contiennent réellement le jour de la mise en service. Les parties, les pièces déjà réunies, les formalités déjà accomplies, l'état du compte. Ce travail entre dans les cinq jours ouvrés de la mise en service, il est fait avec l'étude, et il constitue accessoirement la meilleure formation qui soit : une équipe qui a saisi ses propres dossiers sait s'en servir à la fin de l'exercice.
Il n'y a pas de double saisie prolongée. À partir de la bascule, ce qui se passe s'inscrit dans l'outil, et le papier continue d'exister pour ce qu'il est : l'original.
Si vous venez d'un logiciel
Le cas est plus simple sur un point et plus délicat sur un autre.
Plus simple, parce qu'un export existe presque toujours, sous une forme ou une autre, et qu'un fichier se reprend mieux qu'un registre manuscrit. Plus délicat, parce qu'un export porte la structure de l'outil qui l'a produit : des champs qui ne veulent rien dire ailleurs, des libellés propres à un éditeur, des états de dossier qui n'ont de sens que dans son déroulé. Reprendre un export sans le retraiter revient à importer les habitudes d'un logiciel dont vous vouliez précisément sortir.
Nous reprenons donc ce qui décrit vos actes, et nous laissons ce qui décrivait la mécanique de l'ancien outil.
Ce que ça ne change pas
Un fonds mal tenu ne devient pas bien tenu parce qu'il est repris. Si le répertoire comporte des lacunes, elles sont reprises telles quelles : nous ne comblons rien et nous ne devinons rien. Ce qui change, c'est qu'une lacune devient visible au lieu de rester enfouie.
L'obligation de conservation des minutes reste la vôtre, sur le papier, dans vos locaux, dans les conditions prévues par les textes. Aucun logiciel ne s'y substitue, et un éditeur qui laisserait entendre le contraire vous exposerait au lieu de vous servir.
Enfin, reprendre un fonds ne le rend pas exploitable par magie : il le rend consultable. La différence est réelle, mais elle est plus modeste que ce qu'on vous promettra ailleurs.
→ Comment se passe une reprise de fonds — La gestion électronique des documents