Numériser vingt ans d'actes. Avec une équipe, pas avec un scanner.
Le fonds papier est le vrai obstacle. Une étude qui hésite à changer d'outil hésite presque toujours là-dessus — pas sur le logiciel, sur les armoires.
Ce qui est compris, et ce qui ne l’est pas.
La distinction tient en une phrase : reprendre vos fichiers est compris, numériser votre papier ne l’est pas. Elle est écrite ici, en tête de page, plutôt que découverte en négociation.
Compris, toujours
- La migration de vos fichiers dans BatouDoc, quel qu’en soit le format
- La reprise de votre répertoire, avec la numérotation de l’étude
- L’intégration de ce que vous avez déjà scanné vous-même
- La correction des métadonnées d’un fonds arrivé imparfait
- Le stockage du fonds livré : vos archives ne sont pas décomptées de votre quota
Chiffré à part
- La numérisation physique de vos archives papier
- Le tri et le reconditionnement préalables, s’ils sont nécessaires
- L’indexation manuelle des documents que vous n’avez jamais saisis
Vous numérisez vous-même : la reprise ne vous coûte rien.
Une étude qui a déjà un fonds scanné, ou qui préfère le faire en interne avec ses propres moyens, ne paie rien pour l'intégration. Vos fichiers entrent dans BatouDoc au titre de la migration, qui est comprise dans l'abonnement — et cela reste vrai que vous nous apportiez cent documents ou quarante mille.
Nous le disons en premier, avant de décrire le service payant, parce que c'est la preuve que nous ne le forçons pas. Le chantier existe pour les études qui n'ont ni le temps ni la place de s'en charger, pas pour celles qui s'en sortent seules.
Ou vous nous confiez le chantier.
Une équipe d'archivistes s'installe dans votre étude pour la durée du chantier. Ce sont des personnes de notre équipe, pas des intérimaires recrutés pour l'occasion : elles connaissent la différence entre une minute et une expédition, savent qu'un répertoire ne se renumérote pas, et indexent avec le vocabulaire de votre étude plutôt qu'avec un thésaurus générique.
La prestation est facturée séparément de l'abonnement, sur devis. Elle n'est ni un préalable, ni une option de mise en service : une étude peut travailler dans Batouno pendant des années sans jamais y recourir.
Comment se déroule un chantier.
Nous n’affichons pas de durée type, et c’est volontaire : elle dépend du volume du fonds, de son état de classement et de la place disponible dans l’étude. Un cabinet de dix collaborateurs installé depuis cinq ans et une étude de trente collaborateurs avec trente ans d’archives ne sont pas le même chantier. Ce que nous pouvons montrer, c’est que nous savons la calculer.
La visite
Nous venons mesurer sur place : nombre de boîtes, état du classement, espace de travail mobilisable sans gêner l’activité. Cette visite ne vous engage à rien.
Le devis
Vous recevez une durée ferme, une équipe nommée et un prix. Pas une fourchette : un engagement, sur lequel nous ne revenons pas si le fonds est conforme à ce que nous avons mesuré. Le devis ne porte que sur le temps d’équipe — le stockage du fonds livré n’y ajoute rien, ni au moment du chantier ni ensuite.
Le chantier
L’équipe travaille dans vos locaux, par lots, en laissant l’étude fonctionner. Un dossier dont vous avez besoin pendant le chantier reste accessible : il est traité en priorité, pas mis de côté.
Le versement
Chaque lot indexé est versé dans BatouDoc au fur et à mesure, et non à la fin. Vous voyez le fonds se remplir pendant le chantier, et vous vérifiez sur des documents que vous connaissez.
Les originaux ne quittent jamais l’étude.
Pas « en principe », pas « sauf exception » : jamais. Le chantier se déroule intégralement dans vos locaux, du premier carton au dernier, et aucun document ne part dans un atelier de traitement.
C'est la première question qu'un notaire pose, et elle n'appelle pas une réponse nuancée. Un « en principe sur place » se lit comme un non. Si les contraintes d'une étude rendent le travail sur site impossible — pas de pièce disponible, pas d'accès — nous préférons ne pas prendre le chantier plutôt que d'emporter des minutes.
Qui manipule vos minutes, et sous quel engagement.
Chaque archiviste qui intervient signe un engagement de confidentialité nominatif avant d'entrer dans l'étude. Ce n'est pas une charte générale affichée quelque part : c'est un document signé, par une personne identifiée, pour votre chantier.
Une clause dédiée figure par ailleurs au contrat de prestation, distincte du contrat d'abonnement. Vous savez qui intervient chez vous, vous pouvez refuser une personne, et l'engagement survit à la fin du chantier.
Ce que vous obtenez — et pourquoi ce n’est pas du scan.
Un fonds scanné dont les métadonnées sont approximatives est un fonds introuvable, donc inutile. La valeur d'un chantier n'est pas dans l'image : elle est dans l'indexation. C'est ce qui justifie une équipe d'archivistes plutôt qu'un scanner et un stagiaire.
Chaque document est versé dans BatouDoc avec ses métadonnées renseignées : sa catégorie, son année, les parties, son numéro et son rattachement au répertoire de l'étude. Vous retrouvez ensuite un acte par les parties, l'année, le numéro ou l'intitulé — c'est-à-dire par la façon dont vous le cherchez déjà aujourd'hui, sans avoir à savoir dans quelle boîte il est.
L'emplacement physique reste attaché à la fiche : la boîte, le rayonnage, et la personne qui a emprunté la pièce si elle est sortie. Le papier ne disparaît pas du système parce qu'il a été numérisé — il devient localisable depuis l'écran.
Les questions qu’on nous pose sur un chantier
La numérisation est-elle comprise dans l’abonnement ?
Non. La migration de vos fichiers existants l’est, toujours et quel qu’en soit le format — c’est la reprise de ce que vous avez déjà sous forme numérique. Numériser physiquement des archives papier est autre chose : c’est un chantier, avec une équipe dans vos locaux et des semaines de travail. Il se chiffre séparément, et vous n’y êtes jamais obligé.
Nos originaux sortent-ils de l’étude ?
Jamais. Le chantier se déroule dans vos locaux, du premier carton au dernier. Un prestataire qui doit emporter vos minutes pour les traiter vous demande d’accepter un risque que rien ne justifie ; un chantier qui ne peut pas se faire sur place, nous le refusons.
Combien de temps prend un chantier ?
Cela dépend de trois choses : le volume du fonds, son état de classement, et la place disponible dans l’étude. Nous venons mesurer, puis vous recevez un devis avec une durée ferme et une équipe nommée. Nous préférons une réponse chiffrée après visite à une fourchette annoncée au téléphone, qu’il faudrait ensuite corriger.
Qui manipule nos minutes, et sous quel engagement ?
Des archivistes de notre équipe, pas des intérimaires recrutés pour le chantier. Chacun signe un engagement de confidentialité nominatif avant d’entrer dans l’étude, et une clause dédiée figure au contrat de prestation. Vous savez qui intervient, et vous pouvez le refuser.
Nous avons déjà scanné une partie de nos archives. Faut-il tout recommencer ?
Non, et vous ne payez rien pour cette partie-là. Vos fichiers existants sont repris dans BatouDoc au titre de la migration, qui est comprise. Le chantier ne porte que sur ce qui est resté en papier.
Un fonds numérisé va-t-il augmenter notre abonnement ?
Non. Vos archives numérisées ne sont pas décomptées de votre quota : le seuil affiché sur la page des tarifs porte sur les documents de vos dossiers. Votre fonds entier tient dans votre abonnement, et la numérisation n’augmente pas votre facture mensuelle. Le devis du chantier ne dépend donc que du temps d’équipe — une seule variable, et aucune ligne récurrente derrière.
Que devient le papier après le chantier ?
Il reste chez vous, rangé comme vous l’aurez décidé — la numérisation ne dispense d’aucune obligation de conservation. Chaque document numérisé garde dans BatouDoc l’indication de sa boîte et de son emplacement : vous retrouvez le papier par l’écran, ce qui est précisément ce qu’une étude cherche le jour d’un contrôle.
Faire chiffrer votre fonds.
Dites-nous ce que vous conservez et depuis quand. Nous venons mesurer, et vous recevez un devis avec une durée ferme — sans engagement de votre part.
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