Savoir combien de créneaux l’étude perd, et pourquoi.
Toutes les études subissent les reports et les absences. Presque aucune ne sait les chiffrer — donc aucune ne peut décider s’il faut confirmer la veille, demander une provision, ou surbooker les créneaux du matin.
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Ce que ce sujet coûte aujourd’hui, et ce qu’il devient.
Aujourd'hui, sans Batouno
- Un rendez-vous décalé se rature sur le carnet, sans motif.
- Une absence ne laisse aucune trace : le créneau disparaît simplement.
- Impossible de dire combien de rendez-vous n’ont pas eu lieu ce mois-ci.
- Le même client fait défaut trois fois sans que personne ne le relie.
Avec Batouno
- Chaque décalage porte son motif, et reste dans l’histoire du dossier.
- Une absence est un statut, pas un trou dans le carnet.
- Les créneaux perdus deviennent comptables, donc discutables.
- Un client qui fait régulièrement défaut se voit.
Ce que fait Batouno, précisément.
Un statut, pas une rature
Un rendez-vous est prévu, confirmé, réalisé, décalé ou annulé. La différence entre décalé et annulé compte : l’un reviendra, l’autre non.
Le motif du décalage est demandé
Un report sans motif ne dit rien. Avec le motif, l’étude découvre au bout de trois mois que la moitié des décalages viennent d’une pièce manquante — ce qui appelle une action, pas une résignation.
L’absence se marque à l’accueil
Quand un client attendu ne vient pas, la réception le note. Le rendez-vous prend son statut sans que personne ait à rouvrir l’agenda plus tard.
Ce qui est réalisé se referme tout seul
Marquer un client reçu à l’accueil clôt son rendez-vous comme réalisé. Il n’y a pas de double saisie entre le comptoir et l’agenda.
À l'écran
Créneaux perdus — mai
11 sur 84Par motif
Cinq créneaux perdus faute de pièce : c'est une action, pas une fatalité.
Les chiffres qui comptent ici.
Les questions qu’on nous pose
À quoi sert de motiver un report ?
À découvrir les causes récurrentes. Une étude qui s’aperçoit que la moitié de ses reports viennent d’une pièce manquante peut agir sur la demande de pièces — ce qu’aucun carnet raturé ne permet.
Faut-il ressaisir le rendez-vous quand il est décalé ?
Non : il se déplace, en gardant son dossier, ses participants et son historique. Le motif du décalage s’ajoute.
Peut-on savoir quels clients font souvent défaut ?
Les absences sont rattachées aux rendez-vous et donc aux personnes. C’est une information à manier avec discernement, mais elle existe au lieu d’être une impression.
Le client est-il prévenu du décalage ?
Un message peut lui être préparé, et un clerc le valide avant l’envoi — comme pour tous les messages qui partent au nom de l’étude.
Essayez-le sur un dossier réel.
Le rendez-vous a lieu, il aboutit — et rien n’est parti au nom de l’étude sans qu’un clerc l’ait vu.
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