Un rendez-vous qui sait de quel dossier il parle.
Dans la plupart des études, l’agenda est un carnet et le dossier est ailleurs. Résultat : personne ne sait, en regardant la journée, quels dossiers vont être signés — ni si les pièces sont là.
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Ce que ce sujet coûte aujourd’hui, et ce qu’il devient.
Aujourd'hui, sans Batouno
- L’agenda ne dit pas à quel dossier se rapporte un rendez-vous.
- Trouver un créneau où le notaire et le clerc sont libres prend trois appels.
- On prépare le rendez-vous la veille, en cherchant le dossier.
- Deux rendez-vous se posent sur le même créneau, sans que rien ne le signale.
Avec Batouno
- Chaque rendez-vous porte son dossier, son type et les parties attendues.
- Les disponibilités du notaire et du clerc sont visibles au moment de poser.
- La préparation part du dossier, pas d’une ligne d’agenda.
- Les conflits de créneau se voient avant d’être annoncés au client.
Ce que fait Batouno, précisément.
Le rendez-vous est rattaché au dossier
Signature, lecture de projet, remise de pièces, simple entretien : le type de rendez-vous et le dossier concerné sont portés par l’événement. La journée devient lisible en termes d’actes, pas seulement d’horaires.
Notaire, clerc et clients, chacun à sa place
Le rendez-vous distingue le notaire, le clerc responsable et les clients attendus. Ce n’est pas la même information : le client doit être prévenu, le clerc doit être disponible, le notaire doit recevoir.
Plusieurs clients sur un même rendez-vous
Une vente réunit vendeur et acquéreur, une constitution réunit les associés. Le rendez-vous accepte plusieurs parties, et les rappels partent à chacune.
La journée se lit d’un écran
Ce qui est prévu, avec quel dossier et quel collaborateur. C’est aussi ce qui permet à l’accueil de rattacher un client qui arrive à son rendez-vous, sans rien chercher.
À l'écran
Jeudi 22 mai
La journée se lit en actes, ce qui permet de préparer les dossiers la veille.
Les chiffres qui comptent ici.
Les questions qu’on nous pose
Cela remplace-t-il notre agenda actuel ?
Pour les rendez-vous liés aux dossiers, oui — c’est là que le rattachement apporte quelque chose. Rien n’empêche de garder un agenda personnel pour le reste.
Peut-on voir la journée de toute l’étude ?
Oui, et c’est la vue utile pour l’accueil et pour le notaire. Chaque collaborateur dispose par ailleurs de sa propre journée.
Que se passe-t-il si un dossier n’existe pas encore ?
Le rendez-vous se pose quand même — un premier entretien précède souvent l’ouverture du dossier. Le rattachement se fait ensuite.
Les rappels partent-ils automatiquement une fois le rendez-vous posé ?
Ils sont préparés, puis validés par un clerc avant l’envoi. C’est le sujet de la page consacrée aux rappels WhatsApp.
Essayez-le sur un dossier réel.
Le rendez-vous a lieu, il aboutit — et rien n’est parti au nom de l’étude sans qu’un clerc l’ait vu.
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