Un client à l’accueil : la bonne personne le sait déjà.
Entre la réception qui voit entrer un client et le collaborateur qui doit le recevoir, il y a un couloir, et parfois vingt minutes. Batouno supprime le couloir : l’arrivée notée, le collaborateur est prévenu à son écran, et l’attente se compte.
- 15 joursd’essai, sans engagement
- 5 joursouvrés de mise en service
- 0frais de mise en service
- 25 000 FCFAHT par utilisateur et par mois, tous modules compris
La bonne personne est prévenue à la seconde où l’accueil note l’arrivée.
Aujourd'hui, sans Batouno
- La réception note l’arrivée sur un cahier, ou pas du tout.
- Elle traverse le couloir pour prévenir le collaborateur, ou tombe sur sa messagerie.
- On redemande au client qui il vient voir, et pour quel dossier.
- Le temps d’attente est une impression que personne ne peut chiffrer.
Avec Batouno
- L’arrivée tient sur une ligne : qui, pour qui, pourquoi ; l’heure se pose seule.
- Le collaborateur attendu le lit à son écran, et le retrouve dans sa messagerie.
- Le dossier et le collaborateur sont proposés d’après la fiche de la personne.
- L’attente court depuis l’arrivée et se fige au clic sur « Reçu ».
À l'écran
Accueil · vendredi 2 octobre
Présences du jour
3 sujets, traités un par un.
À la réception
Dans une étude, un client qui attend est un client que personne ne sait attendu. La réception le voit entrer ; le collaborateur qui doit le recevoir est ailleurs. Noter l’arrivée doit prendre moins de temps que d’aller le prévenir — sinon personne ne la note.
Le collaborateur prévenu
Le collaborateur qu’on attend est rarement disponible quand le client arrive : il est en signature, au téléphone, plongé dans un autre dossier. Le prévenir ne doit coûter à la réception ni un trajet dans le couloir, ni un appel qui tombe sur la messagerie.
Temps d’attente
Toute étude croit savoir combien ses clients attendent. Le chiffre réel surprend presque toujours — et c’est le seul argument qui permette de décider s’il faut renforcer l’accueil ou revoir l’organisation des matinées.
Ce que le module change.
Les questions qu’on nous pose
Faut-il acheter du matériel ?
Non. Le poste déjà présent au comptoir suffit : l’accueil se tient dans le navigateur, comme le reste de Batouno.
Et les rendez-vous ?
Batouno ne tient pas d’agenda. L’accueil note qui arrive — visite convenue ou non — et la relie au dossier de la personne. C’est ce lien, et non un créneau, qui dit au collaborateur pourquoi on vient le voir.
Le collaborateur est-il prévenu sur son téléphone ?
Pas pour l’accueil. Il est prévenu dans Batouno : un avis qui reste affiché sur l’écran où il travaille, et un message direct qui l’attend dans sa messagerie s’il n’est pas connecté. Batouno n’envoie ni SMS ni e-mail.
Est-ce un outil de contrôle du personnel ?
Non. Ce qui est mesuré, c’est l’attente d’un client entre son arrivée et sa prise en charge : une caractéristique de l’organisation de l’étude, pas une performance individuelle.
Qui voit l’accueil ?
Le notaire, les clercs, les chargés de formalités, le secrétariat et l’administrateur. La comptable, l’archiviste et le coursier n’ont ni le menu ni l’accès : le rôle de chacun en décide, pas un réglage à part.
Combien de temps pour que l’accueil s’y mette ?
Une ligne par arrivée, et deux boutons pour la suite. La formation de vos équipes est comprise dans l’abonnement, et la mise en service prend 5 jours ouvrés.
Voyez-le sur vos propres dossiers.
La bonne personne est prévenue à la seconde où l’accueil note l’arrivée.
15 jours d'essai sans engagement, puis 12 mois. Reprise de vos dossiers et formation de vos équipes comprises, aucun frais de mise en service.