Le dossier de 2011 est dans la boîte 47, et c’est Maître Fall qui l’a.
Numériser trente ans d’archives n’arrivera pas. Ce qui peut arriver, c’est de savoir où se trouve chaque carton, ce qu’il contient, et qui l’a sorti — ce qui suffit à retrouver une minute en deux minutes au lieu d’une matinée.
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Ce que ce sujet coûte aujourd’hui, et ce qu’il devient.
Aujourd'hui, sans Batouno
- Retrouver un dossier ancien mobilise la personne qui « sait où sont les choses ».
- Un dossier sorti pour consultation ne revient jamais, et personne ne sait chez qui il est.
- Le lien entre l’ancienne référence papier et le dossier informatique n’existe pas.
- On ne sait pas quelle part du fonds est déjà numérisée.
Avec Batouno
- Chaque archive porte sa référence d’origine et sa référence interne.
- Son emplacement et sa boîte sont notés : le carton se retrouve sans chercher.
- Un dossier sorti porte le nom de son détenteur actuel.
- Ce qui est numérisé se distingue de ce qui ne l’est pas.
Ce que fait Batouno, précisément.
La référence d’origine est conservée
L’archive garde le numéro que l’étude lui a donné à l’époque, en plus de sa référence interne. On cherche donc avec les mots du répertoire papier, pas avec ceux du logiciel.
Emplacement et boîte
Le local, l’étagère, le carton : l’archive dit où aller la chercher. C’est l’information la plus banale et la plus systématiquement absente des études.
Prêtée, et à qui
Un dossier sorti pour consultation porte son statut de prêt et le nom de son détenteur actuel. Un carton qui ne revient pas devient visible au lieu de disparaître.
Numérisé ou non, sans ambiguïté
Une archive à laquelle des documents ont été rattachés est marquée comme numérisée, et le nombre de pièces est compté. L’étude sait donc quelle part de son fonds est déjà consultable à l’écran.
Reliée au dossier informatique quand il existe
Une archive papier peut pointer vers son dossier dans Batouno. Le passage du fonds ancien au fonds courant se fait dossier par dossier, sans rupture.
À l'écran
Archive
Vente Diallo / Ndiaye — 2011
Un carton sorti reste visible : il ne devient pas un carton perdu.
Ce que la loi impose de garder
Les durées ci-dessous sont celles du texte applicable, pas un réglage du logiciel.
| Obligation | Durée |
|---|---|
| Conservation des minutes par le notaire | 50 ans |
| Communication des minutes aux tiers | à partir de 100 ans |
Un fonds qu’on ne sait pas localiser est un fonds qu’on conserve sans pouvoir s’en servir.
Les chiffres qui comptent ici.
Les questions qu’on nous pose
Faut-il tout saisir avant que ce soit utile ?
Non. Chaque carton saisi est un carton qu’on retrouvera. Beaucoup d’études commencent par les années les plus consultées, ce qui rend le registre utile bien avant d’être complet.
Et si un dossier ancien est réclamé par un tiers ?
Le registre dit où il est et qui le détient. Les conditions de communication aux tiers relèvent du texte applicable — au-delà de 100 ans pour les minutes — et restent l’appréciation du notaire.
Peut-on lier une archive papier à un dossier informatique ?
Oui, et c’est le pont naturel entre le fonds ancien et le fonds courant : l’archive pointe vers le dossier Batouno correspondant quand il existe.
Qui peut sortir un dossier des archives ?
Cela relève de votre organisation. Ce que l’outil apporte, c’est que la sortie soit enregistrée avec un détenteur — donc qu’un carton absent ne devienne pas un carton perdu.
Textes cités
- Décret n° 2020-1524 du 17 juillet 2020 fixant le statut des notaires, art. 64
- Décret n° 2020-1524 du 17 juillet 2020 fixant le statut des notaires, art. 65
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