Le courrier reçu ne dort plus sur un bureau.
Un pli arrive, quelqu’un le pose sur le bureau du destinataire, qui est en formalités. Trois jours plus tard, personne ne sait si la conservation a répondu — ni que la réponse est arrivée lundi.
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Ce que ce sujet coûte aujourd’hui, et ce qu’il devient.
Aujourd'hui, sans Batouno
- Le courrier est distribué de main en main, sans trace de ce qui est arrivé.
- Un pli posé sur un bureau vide attend le retour de son destinataire.
- On ne sait pas rattacher un courrier au dossier qu’il concerne.
- Impossible de dire, six mois après, ce que l’étude a reçu et quand.
Avec Batouno
- Chaque courrier est enregistré à sa date de réception, avec son objet et son expéditeur.
- Il est transmis à un destinataire interne, qui le voit sans être passé au bureau.
- Il se rattache au dossier et au client concernés.
- Son statut dit s’il est transmis, traité, ou en attente.
Ce que fait Batouno, précisément.
Entrant comme sortant
Le registre couvre les deux sens, et le canal par lequel le pli est arrivé ou parti. Un courrier remis en main propre et un envoi recommandé ne se suivent pas de la même manière.
Un expéditeur, même s’il n’est pas dans les contacts
L’expéditeur est un client, une administration, un confrère, une banque — ou un nom qui n’existe nulle part encore. Les deux cas sont prévus : on n’a pas à créer une fiche pour enregistrer un pli.
Rattaché au dossier concerné
Un courrier lié à un dossier apparaît dans son histoire. C’est ce qui permet de répondre à « la conservation a-t-elle répondu ? » depuis le dossier, et non depuis la mémoire de l’accueil.
Transmis, puis traité
Le registre distingue le moment où le courrier est transmis à quelqu’un du moment où il est traité. C’est cette différence qui révèle les plis en souffrance.
À l'écran
Courrier entrant — cette semaine
1 en souffranceTransmis n'est pas traité : c'est cette différence qui révèle les plis oubliés.
Les chiffres qui comptent ici.
Les questions qu’on nous pose
Faut-il numériser chaque courrier ?
Non. L’enregistrement du pli — objet, expéditeur, date, destinataire — suffit à le suivre. Le numériser reste possible et utile pour les pièces qui alimenteront un dossier.
Qui enregistre le courrier ?
L’accueil, en général, au moment où le pli arrive. C’est l’endroit du circuit où l’information est la plus fraîche et la moins coûteuse à saisir.
À quoi sert la distinction entre transmis et traité ?
À voir les plis en souffrance. Un courrier transmis depuis huit jours et jamais traité est exactement ce qu’une étude ne voit pas aujourd’hui.
Et le courrier qui ne concerne aucun dossier ?
Il s’enregistre quand même, avec son destinataire interne. Tout ce qui entre dans l’étude n’a pas vocation à rejoindre un dossier — mais tout ce qui entre mérite une trace.
Essayez-le sur un dossier réel.
Ce qui entre est enregistré, ce qui est numérique est classé, ce qui est papier est localisé.
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