La délivrance est prévue jeudi. Mercredi après-midi, quelqu'un rassemble les reçus, les talons de chèques, les notes prises au fil des mois, et reconstitue le compte du client. Le calcul finit par tomber juste. Il aura pris une bonne partie de l'après-midi, et il aura été fait sous pression.
La fois suivante, il sera refait de la même façon.
Pourquoi ça se produit
Parce que les mouvements d'argent d'un dossier ne sont enregistrés nulle part au moment où ils ont lieu. Une provision reçue à l'accueil, un droit avancé par l'étude, un remboursement, un complément versé un vendredi soir : chacun laisse une trace matérielle, aucun ne laisse de trace consolidée. Le compte n'existe pas. Il est reconstitué à la demande, à partir de pièces éparses, par quelqu'un qui se souvient.
Ce n'est pas un défaut de tenue comptable. Une étude qui travaille n'a pas le temps de tenir un compte client en parallèle des dossiers, et toute comptabilité tenue à part se périme — exactement comme se périme un fichier clients saisi séparément. Ce qui est tenu à côté du travail réel n'est jamais à jour, parce que sa mise à jour est toujours ce qu'on remet à plus tard.
Il faut y ajouter une difficulté propre au métier. Les fonds du client ne sont pas ceux de l'étude, et cette distinction, évidente en droit, est précisément celle qu'un logiciel de comptabilité générale ne fait pas. Une étude qui tente de suivre ses comptes clients dans un outil comptable ordinaire finit par tenir la distinction à la main, dans sa tête ou dans une colonne ajoutée — c'est-à-dire nulle part de fiable.
Ce que ça coûte
Le temps d'un arrêté de compte, multiplié par le nombre d'actes délivrés dans l'année. Nous ne donnons pas de moyenne : c'est mesurable, nous le mesurons pendant les essais, et une estimation avancée aujourd'hui ne serait qu'une impression habillée en chiffre.
Le coût réel n'est de toute façon pas là. Il tient à ce que le calcul est fait une seule fois, tard, sans contrôle croisé possible, par la personne qui l'a elle-même reconstitué. Une erreur trouvée la veille se corrige dans l'urgence. Une erreur non trouvée part avec l'acte — et une erreur sur un compte client n'est pas une erreur comme une autre.
Il y a enfin ce que l'étude ne peut pas faire, faute d'un compte à jour : répondre à un client qui demande où en est sa provision, savoir avant la veille qu'il manque un versement, ou voir qu'un dossier ancien traîne un solde que personne n'a soldé.
Ce qui se voit à la fin, et jamais avant
Un dossier délivré n'est pas toujours un dossier soldé. Il reste des trop-perçus à rembourser, des provisions partielles jamais complétées, des soldes de quelques milliers de francs qui subsistent parce que personne ne les a regardés au bon moment.
Tant que le compte se reconstitue à la demande, ces restes n'apparaissent qu'au moment où l'on refait le calcul — c'est-à-dire à la délivrance, quand l'attention est ailleurs et que la priorité est de délivrer. Une étude peut ainsi porter pendant des années des soldes clients dont elle n'a pas la liste, et dont chacun, pris isolément, ne justifiait pas qu'on s'y arrête.
Ce n'est pas un problème comptable. C'est un problème de relation : le client qui découvre trois ans après qu'un trop-perçu ne lui a jamais été restitué n'en veut pas au logiciel.
Ce que Batouno change
Le mouvement s'inscrit dans le dossier au moment où il se produit. Une provision reçue est saisie à la réception, par la personne qui la reçoit, et non retrouvée trois mois plus tard sur un talon de chéquier.
Ce que l'acte coûte et où en est l'argent du client sont tenus séparément, en quatre colonnes, sans que l'un puisse être confondu avec l'autre. Le barème dit ce qui est dû, le compte dit ce qui a été versé et ce qui reste. Les deux se lisent côte à côte et ne se mélangent jamais.
L'arrêté de compte cesse alors d'être une opération. C'est un état, disponible à tout moment — y compris trois semaines avant la délivrance, y compris pour un dossier qui ne sera pas délivré cette année.
Ce que ça ne change pas
La rigueur reste la vôtre. Un mouvement non saisi reste un mouvement non saisi : l'outil n'invente rien, et il ne devine pas un versement dont personne ne l'a informé.
Il ne tient pas davantage votre comptabilité générale, qui est un autre métier et reste chez votre comptable. Ce dont il s'agit ici, ce sont les comptes clients — l'argent qui ne vous appartient pas.
Il ne dispense pas davantage de vérifier. Un compte tenu au fil de l'eau se contrôle mieux qu'un compte reconstitué la veille, mais il se contrôle quand même, et c'est au notaire de le faire avant de délivrer. Ce que l'outil supprime, c'est la reconstitution — pas le contrôle.
Un mot enfin sur qui saisit. Le mouvement est inscrit par la personne qui le constate : celle qui reçoit à l'accueil, celle qui avance un droit, celle qui rembourse. Ce n'est pas une charge déplacée vers l'accueil, c'est une reconstitution supprimée. La saisie prend quelques secondes au moment où l'information est sous les yeux, contre une demi-journée quand il faut aller la rechercher trois mois plus tard sur un talon.
Ce qui change, c'est que la saisie a lieu au moment où elle est facile, et non trois mois plus tard sous la pression d'une délivrance.