Un chèque remis n’est pas un chèque encaissé.
C’est la confusion la plus coûteuse d’une comptabilité d’étude : compter à l’encaissement ce qui n’est encore qu’une remise. Elle fausse le solde de tous les dossiers concernés, et elle ne se voit qu’au moment d’arrêter le compte.
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Ce que ce sujet coûte aujourd’hui, et ce qu’il devient.
Aujourd'hui, sans Batouno
- Un chèque remis est noté comme reçu, et le solde du client s’en trouve faussé.
- Le reçu est rempli à la main, sans lien avec l’écriture correspondante.
- Un versement refusé disparaît sans qu’on sache pourquoi ni qui l’a retiré.
- La comptabilité ressaisit ce que l’accueil a déjà noté.
Avec Batouno
- Trois états distincts, et un seul produit une écriture comptable.
- Le reçu s’imprime depuis le versement, avec ses numéros, en une page A4.
- Un refus exige un motif, et le versement reste visible avec ce motif.
- L’écriture naît du versement : elle n’est presque jamais saisie à la main.
Ce que fait Batouno, précisément.
Trois états, un seul compte
Positionné : compté, écrit en comptabilité, reçu imprimable. À vérifier : un chèque en cours d’encaissement, ni compté, ni écrit, ni imprimable. Refusé : exclu de tout, avec un motif obligatoire.
Le basculement fonctionne dans les deux sens
Repasser un versement en « à vérifier » supprime l’écriture correspondante ; le repositionner la recrée. Chaque changement laisse une trace dans le dossier — il n’existe pas de correction silencieuse.
L’origine d’une écriture détermine où on la corrige
Une écriture qui reflète un versement ou une décharge ne se modifie pas dans la comptabilité : la source fait foi. Une écriture proposée par le barème reste ajustable avant validation. La saisie directe est le cas restant, minoritaire.
Reçu, décharge et relevé s’impriment depuis la pièce
Tous en A4 portrait, sur une page. Le relevé de compte s’imprime depuis un assistant qui laisse choisir l’ordre des écritures et l’arrêté servant de référence.
À l'écran
Versements
1 à vérifierSeul le versement positionné a produit une écriture.
Les trois états d’un versement
| État | Ce qu’il produit |
|---|---|
| Positionné | Compté, écrit en comptabilité, reçu imprimable. |
| À vérifier | Un chèque en cours d’encaissement : ni compté, ni écrit, ni imprimable. |
| Refusé | Exclu de tout, avec un motif obligatoire. |
Un chèque remis n’est pas un chèque encaissé. Une comptabilité qui les confond fausse le solde de tous les dossiers concernés.
D’où viennent les écritures
Une écriture n’est presque jamais saisie à la main. Son origine dit où la corriger.
| Origine | Modifiable | Précision |
|---|---|---|
| Versement du client | Non | La correction passe par le versement lui-même. |
| Décharge | Non | Même règle : la source fait foi. |
| Génération depuis le barème | Oui | Proposée par le barème du dossier, ajustable avant validation. |
| Saisie directe par la comptabilité | Oui | Le cas restant, minoritaire. |
Les chiffres qui comptent ici.
Les questions qu’on nous pose
Que devient l’écriture si un chèque revient impayé ?
Vous repassez le versement en « à vérifier » et l’écriture correspondante est supprimée. Le solde du client redevient juste immédiatement, et le changement reste tracé dans le dossier.
Peut-on imprimer un reçu pour un chèque non encore encaissé ?
Non, et c’est le cœur du dispositif. Un versement « à vérifier » n’est ni compté, ni écrit, ni imprimable. Remettre un reçu pour un chèque non encaissé est précisément ce qui crée les litiges.
La comptabilité doit-elle ressaisir ce que l’accueil a encaissé ?
Non. L’écriture naît du versement lui-même. La saisie directe par la comptabilité existe pour les cas restants, mais elle est minoritaire — et signalée comme telle.
Un versement refusé disparaît-il ?
Il est exclu de tous les calculs, mais reste visible avec son motif de refus, qui est obligatoire. Ce qui a été refusé et pourquoi fait partie de l’histoire du dossier.
À lire ensuite
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