Le déroulé du dossier vous appartient — il n’est pas fourni.
Les logiciels de gestion imposent presque tous un cycle de vie : étape 1, étape 2, étape 3. Aucun dossier notarial ne se déroule ainsi. Un refus de la conservation, une pièce manquante, un aller-retour de correction : ce sont ces événements-là qu’il faut pouvoir noter, et ils ne figurent dans aucun organigramme.
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Ce que ce sujet coûte aujourd’hui, et ce qu’il devient.
Aujourd'hui, sans Batouno
- Le suivi vit dans la tête du clerc qui a ouvert le dossier.
- Le logiciel impose un cycle en cinq étapes dont aucune ne correspond au dossier réel.
- On ne sait pas à quelle date une démarche a été faite, ni par qui.
- Reprendre un dossier laissé par un collègue absent prend une demi-journée.
Avec Batouno
- Chaque étape est ajoutée au moment où elle survient, avec les mots de l’étude.
- Rien n’est imposé : le dossier n’attend aucune étape en particulier.
- Chaque étape porte sa date effective, son auteur et l’organisme concerné.
- Reprendre un dossier, c’est lire une chronologie, pas reconstituer une conversation.
Ce que fait Batouno, précisément.
Une étape est un texte libre, pas un statut à choisir
Vous écrivez ce qui s’est passé : « Retour de la banque — corrections », « Refus de la conservation ». Le système ne propose pas une liste fermée de statuts dans laquelle il faudrait faire rentrer la réalité.
L’ordre est celui des faits, du plus récent au plus ancien
La chronologie se lit à l’envers, comme on lit un dossier : ce qui vient de se produire d’abord. Il n’y a pas d’étape « à venir » affichée en gris, parce que la suivante n’existe pas encore.
Chaque étape sait de quel organisme elle relève
DGID, APIX, conservation foncière, greffe, banque, huissier, syndic, tribunal — ou l’étude elle-même. C’est ce qui permet de répondre à « où en sont nos dossiers bloqués à la conservation » sans les ouvrir un par un.
Fait ou pas fait, et par qui
Une étape porte sa date de réalisation et le collaborateur qui l’a menée. Une démarche engagée mais non aboutie reste visible comme telle : c’est l’information la plus utile d’un dossier en cours.
Ce que le client voit est décidé étape par étape
Chaque étape peut être rendue visible ou non sur le portail du client. L’étude choisit ce qu’elle communique — une relance interne n’a pas à apparaître, l’envoi d’un dossier à l’enregistrement, si.
À l'écran
Vente Ndiaye / Sarr — 2026/VIM/112
Étapes de l'étudeLa suivante n'existe pas encore : elle sera écrite le jour où elle survient.
Les chiffres qui comptent ici.
Les questions qu’on nous pose
Sans étapes imposées, comment sait-on où en est un dossier ?
À sa dernière étape et à sa date. C’est plus fiable qu’un statut : un dossier « en instruction » depuis six semaines ne dit rien, « Relance de la conservation, 12 mai » dit tout.
Peut-on quand même se donner une trame ?
Rien ne l’empêche, et beaucoup d’études le font — mais c’est votre trame, pas la nôtre, et un dossier qui s’en écarte n’est pas en erreur. La différence est là.
Deux collaborateurs peuvent-ils écrire sur le même dossier ?
Oui, c’est le cas normal. Chaque étape porte son auteur, donc la chronologie reste lisible même quand quatre personnes interviennent — notaire, clerc, formaliste, comptabilité.
Le client voit-il tout ce que nous écrivons ?
Non. Chaque étape est visible ou non pour le client, au choix de l’étude, et le réglage se fait étape par étape. Rien n’est publié par défaut sans que quelqu’un l’ait décidé.
Essayez-le sur un dossier réel.
Rien n’est imposé, tout est tracé : daté, attribué, et lisible par celui qui reprendra le dossier.
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