Presque toutes les études tiennent leur suivi dans un tableau. Une ligne par dossier, et une dernière colonne, « Observations », où tout finit par s'écrire : « déposé à l'enregistrement le 12 », « relancé », « CF : manque le plan », « revenu ? ». Au bout de trois mois, la case fait vingt lignes et personne ne la relit en entier.

Le tableau n'est pas mal tenu. Il range au mauvais endroit : il met le dossier en ligne, alors que ce qui se suit, c'est la formalité.

Ce qu'une formalité a besoin de dire

Une formalité, c'est un dépôt chez un organisme, et une pièce qui doit revenir. Tout le reste en découle. Dans Batouno, elle tient sur une ligne du suivi du dossier :

l'organisme — les Impôts, la Conservation foncière, le greffe… ;
la date d'envoi ;
« Prévenir (j) », le délai dans lequel la pièce devrait revenir, dont Batouno tire l'échéance ;
la référence que l'organisme a donnée au dépôt ;
les relances, leur nombre et la date de la dernière ;
la date de retour, qui dit que la formalité a abouti.

Un dossier de vente porte ainsi trois ou quatre lignes, une par formalité, et chacune se lit d'un coup d'œil.

Les organismes, réglés une fois

Batouno livre 13 organismes, et la liste s'étend depuis la saisie. Chacun peut porter son délai habituel, que Batouno propose dans « Prévenir » sans l'imposer, et ses rappels avant l'échéance. C'est l'étude qui les règle : elle connaît ses guichets mieux que nous.

Après l'échéance, le retard est rappelé à l'étude tant que la pièce n'est pas revenue ; le rythme de ces relances est, lui aussi, un réglage de l'étude.

Les gestes de la ligne

Deux boutons suffisent. « Relancé », quand on vient de relancer l'organisme : l'échéance repart de ce jour, et une note s'écrit au fil du dossier. « Reçu », quand la pièce est là : la date de retour se pose, et la ligne cesse d'attendre. Chaque envoi, chaque relance, chaque retour reste au fil du dossier, daté, avec son auteur.

Et la colonne « Observations » ?

Elle ne disparaît pas : ce qui n'entre dans aucune case s'écrit en note, au fil du dossier, à sa date. Mais elle cesse de porter le suivi. Le suivi, ce sont les dates — et elles se comparent toutes seules à la date du jour.

→ Les organismes et leurs rappels — La reprise de votre tableau de suivi