Batouno
Suivi des formalités

Chaque matin, ce qui revient, ce qui tarde, et qui relancer.

Un dossier notarial passe l’essentiel de sa vie à attendre une pièce : l’acte enregistré aux Impôts, l’état des droits réels de la Conservation foncière, l’extrait du greffe RCCM. Ce qui coûte n’est pas l’attente — c’est de s’apercevoir trois semaines trop tard que personne n’a relancé.

  • 15 joursd’essai, sans engagement
  • 5 joursouvrés de mise en service
  • 0frais de mise en service
  • 25 000 FCFAHT par utilisateur et par mois, tous modules compris
Ce que ça change

Tant que la pièce n’est pas revenue, Batouno ne l’oublie pas.

Aujourd'hui, sans Batouno

  • Le suivi vit dans un tableau Word, tenu à côté du logiciel.
  • Le dépôt est noté « fait », et la formalité sort du champ de vision.
  • Les relances tiennent à la mémoire d’un clerc — et à sa présence.
  • Le notaire fait le tour des bureaux pour savoir où en sont les dossiers.

Avec Batouno

  • Une formalité tient sur une ligne du dossier : envoi, « Prévenir », échéance, retour.
  • Tant que la date de retour est vide, elle attend, et passe À surveiller, puis En retard, au bon moment.
  • « Relancé » et « Reçu » en un clic, chacun avec sa note datée au fil du dossier.
  • « Aujourd’hui » donne chaque matin l’état de ses dossiers, ou de tout le cabinet.

À l'écran

L'écran Aujourd'hui d'un clerc : quatre compteurs, puis les formalités à suivre, chacune avec son état, le délai écoulé et les boutons Relancé et Reçu.
Dans le détail

3 sujets, traités un par un.

AmyDisponible dans Batouno

Amy sur le suivi

  • Elle voit la formalité qui dépasse son délai habituel et prépare la relance, message compris.
  • Elle propose la prochaine étape et les étapes habituelles du type de dossier.
  • On coche une étape à l’écrit ou à la voix : un « oui » suffit.
  • Chaque matin, le point du jour.
Elle veille sans qu’on lui demande, en détail
Ce qu’on lui dit

Marque l’envoi de l’expédition comme fait.

Amy lit. Vous décidez.

En pratique

Ce que le module change.

1 lignepar formalité, avec sa date de retour
2 gestes« Relancé » et « Reçu », chacun avec sa note au fil du dossier
13organismes livrés ; leur délai et leurs rappels se règlent une fois
Questions

Les questions qu’on nous pose

Nos formalités sont suivies dans un tableau Word. Faut-il tout ressaisir ?

Non. Avant le premier jour, l’équipe Batouno reprend vos dossiers en cours depuis votre tableau de suivi : formalités datées, notes, personnes. Ce que la reprise ne sait pas classer, elle ne le devine pas : elle vous le signale.

Batouno impose-t-il les étapes d’un dossier ?

Non. Une étape est un libellé libre, daté, rattaché à un organisme si elle en a un. Le dossier n’attend aucune étape en particulier : ce que Batouno suit, c’est ce qui est parti et n’est pas revenu.

Qu’est-ce qui dit qu’une formalité a abouti ?

Sa date de retour. Cocher « Fait » au dépôt ne suffit pas à la faire sortir du suivi : tant que la pièce n’est pas revenue, Batouno continue de la compter, et la signale en retard à son échéance.

Qui voit quoi ?

Chaque clerc arrive sur les dossiers dont il est chargé ; le notaire et l’administrateur sur tout le cabinet. Tous peuvent basculer d’une vue à l’autre d’un clic.

Les retards arrivent-ils sur le téléphone ?

Oui, pour ceux qui l’ont choisi : rappels avant l’échéance, retards tant que la pièce n’est pas revenue, pièce revenue. Chacun choisit ce qu’il reçoit, pour ses dossiers ou pour tous.

Le client est-il prévenu quand sa pièce revient ?

Il le lit sur sa page de suivi si l’étude a rendu l’étape visible. Batouno n’envoie rien au client : vous lui transmettez le lien de son dossier, par WhatsApp ou par SMS, et il le consulte quand il veut.

À lire ensuite

Voyez-le sur vos propres dossiers.

Tant que la pièce n’est pas revenue, Batouno ne l’oublie pas.

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