La signature est prévue jeudi. Mercredi après-midi, quelqu'un rassemble les reçus, les talons de chèques, les notes prises au fil des mois, et reconstitue le compte du client. Le calcul finit par tomber juste. Il aura pris une bonne partie de l'après-midi, et il aura été fait sous pression.
La fois suivante, il sera refait de la même façon.
Pourquoi ça se produit
Parce que les mouvements d'argent d'un dossier ne sont enregistrés nulle part au moment où ils ont lieu. Une provision reçue à l'accueil, un droit payé pour le client, un remboursement, un complément versé un vendredi soir : chacun laisse une trace matérielle, aucun ne laisse de trace consolidée. Le compte n'existe pas. Il est reconstitué à la demande, à partir de pièces éparses, par quelqu'un qui se souvient.
Il faut y ajouter une difficulté propre au métier. L'argent des clients n'est pas celui de l'étude, et une part de ce que le client verse revient à l'État. Cette distinction, évidente en droit, est précisément celle qu'un tableur ne tient pas : on la tient de tête, ou dans une colonne ajoutée — c'est-à-dire nulle part de fiable.
Ce que ça coûte
Le temps de la reconstitution, multiplié par le nombre d'actes signés dans l'année. Nous ne donnons pas de moyenne : une estimation avancée sans mesure ne serait qu'une impression habillée en chiffre.
Le coût réel n'est de toute façon pas là. Il tient à ce que le calcul est fait une seule fois, tard, sans contrôle croisé possible, par la personne qui l'a elle-même reconstitué. Une erreur trouvée la veille se corrige dans l'urgence. Une erreur non trouvée part avec l'acte.
Il y a enfin ce que l'étude ne peut pas faire, faute d'un compte à jour : répondre à un client qui demande où en est sa provision, savoir avant la veille qu'il manque un versement, ou voir qu'un dossier ancien garde un solde que personne n'a rendu.
Ce que Batouno change
L'argent s'inscrit dans le dossier au moment où il bouge, par un geste : « Encaisser » à la réception d'une provision — en espèces, par chèque avec son numéro, ou par virement —, « Décaisser » quand on paie pour le client. Le reçu et la décharge se numérotent seuls, sans trou.
Chaque geste dit à qui l'argent appartient : au client, à l'État, au cabinet. Le bandeau du dossier dit ce qui a été encaissé, ce qui a été décaissé, et ce qui reste. Un client qui doit de l'argent au cabinet apparaît dans « Clients qui doivent », au lieu d'être découvert la veille. Et La caisse dit chaque jour, en une ligne, si le compte est juste — ou l'écart, et où le chercher.
Le compte du client cesse alors d'être une opération. C'est un état, disponible à tout moment — y compris trois semaines avant la signature.
Ce que ça ne change pas
La rigueur reste la vôtre. Un versement non saisi reste un versement non saisi : l'outil n'invente rien.
Il ne dispense pas davantage de vérifier. Un compte tenu au fil de l'eau se contrôle mieux qu'un compte reconstitué la veille, mais il se contrôle quand même, et c'est au notaire de le faire. Ce que l'outil supprime, c'est la reconstitution — pas le contrôle.
Un mot enfin sur qui saisit. Le mouvement est inscrit par la personne qui le constate. Ce n'est pas une charge déplacée vers l'accueil, c'est une reconstitution supprimée : quelques secondes au moment où l'information est sous les yeux, contre une demi-journée quand il faut aller la chercher trois mois plus tard sur un talon.