L’argent des clients, tenu dossier par dossier, au franc près.
Une étude détient l’argent des autres : la provision du client, le prix de la vente, les droits que l’État attend. Le mêler à celui du cabinet ne se voit pas le jour de l’encaissement — il se découvre le jour où il faut rendre. Dans Batouno, c’est le type d’opération qui dit à qui appartient chaque franc, et personne n’a à s’en souvenir.
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Ce que ce sujet coûte aujourd’hui, et ce qu’il devient.
Aujourd'hui, sans Batouno
- Un cahier par collaborateur, et chacun note les entrées à sa manière.
- Le solde d’un client se reconstitue à la main, le jour où il le demande.
- Les droits encaissés pour l’État dorment à côté des honoraires, sans que rien ne les distingue.
- Une erreur de saisie se corrige au blanc correcteur, et personne ne sait plus ce qui était écrit.
Avec Batouno
- Chaque geste part du dossier : Encaisser, Décaisser, Transférer.
- Chaque partie a son solde, recalculé à chaque opération, jamais saisi.
- Le type d’opération range l’argent : il reste au client, il est à reverser, il est au cabinet.
- Une opération ne se modifie pas : elle s’annule entière, avec son motif, et la trace reste.
Ce que fait Batouno, précisément.
Trois gestes, et chacun dit à qui est l’argent
« Encaisser » : qui verse, pour quoi, combien, sur quel compte, comment — espèces, chèque avec son numéro, ou virement. « Décaisser » : à qui l’argent sort, sur l’argent de quelle partie. « Transférer » : d’une partie à une autre, vers les honoraires du cabinet, ou vers l’État. Le type choisi — « Provision sur frais », « Droits d’enregistrement », « Honoraires » — dit où va l’argent. Si l’argent vient de quelqu’un d’autre que la partie, la case facultative « Payé par quelqu’un d’autre » demande le nom du payeur ; le reçu, lui, ne change pas.
La vigilance : alertes et niveauLes honoraires, TTC, HT ou sans TVA
Prélever des honoraires sur l’argent d’un client se fait par « Transférer », TVA comprise par défaut, au taux de la configuration (18 % livré). Avant le clic, l’écran montre la part du cabinet et la TVA à reverser à la DGID. Au fil du dossier : « Honoraires prélevés par … (Comptable) le … », avec l’étape du dossier. Rien n’est refusé : la comptable décide, le logiciel trace.
Un client peut devoir au cabinet
Décaisser pour un client qui n’a encore rien versé passe : son solde devient négatif, c’est une avance du cabinet, et le fil du dossier le dit — « … doit 1 200 000 F au cabinet ». Il apparaît dans « Clients qui doivent ». Ce qui reste refusé : que l’argent du cabinet passe sous zéro sur le compte des fonds clients, et payer l’État avec de l’argent que le dossier n’a pas mis de côté pour lui.
Annuler, sans rien effacer
« Annuler l’opération » demande un motif et défait l’opération entière — un transfert et ses deux côtés, un reçu partagé et toutes ses lignes — par une contre-écriture. « Chèque impayé » contre-passe un chèque revenu, à la date du rejet. L’opération d’origine reste lisible, son numéro n’est jamais repris.
À l'écran
Cabinet · septembre 2026
La caisse
Argent en banque
48 560 000 F
3 comptes · CBAO, BHS, Caisse espèces
Dont aux clients
31 200 000 F
Ne nous appartient pas.
Dont à reverser
4 725 000 F
Impôts / DGID 3 585 000 · Conservation foncière 1 140 000
Dont au cabinet
12 635 000 F
Ce qu’il peut dépenser.
✓ Le compte est juste. Banque 48 560 000 F = clients 31 200 000 F + à reverser 4 725 000 F + cabinet 12 635 000 F.
Qui fait quel geste
Le rôle seul fixe les droits. Un bouton qu’un rôle ne peut pas actionner ne s’affiche pas, et le geste est aussi refusé s’il arrive par un autre chemin.
| Geste | Notaire, comptable, administrateur | Clerc, chargé de formalités, secrétariat | Archiviste, coursier |
|---|---|---|---|
| Encaisser, Décaisser — l’argent des clients d’un dossier | Oui | Oui | Non |
| Encaisser des honoraires, payer l’État, une opération sans dossier | Oui | Non | Non |
| Transférer (entre parties, vers les honoraires, vers l’État) | Oui | Non | Non |
| Virement entre comptes, Dépense du cabinet, démarrage d’un compte | Oui | Non | Non |
| Annuler l’opération, Chèque impayé | Oui | Non | Non |
| Pointer le relevé | Oui | Non | Non |
L’archiviste et le coursier lisent les dossiers sans leurs montants.
Où va l’argent, selon le type d’opération
Quelques-uns des types livrés. « Où va l’argent » se lit sur le type ; il n’est jamais saisi.
| Type d’opération | Où va l’argent |
|---|---|
| Provision sur frais, Prix, Complément de prix | Reste au client |
| Versement au vendeur, Restitution de trop-perçu, Débours divers | Sort de l’argent du client |
| Droits d’enregistrement, Enregistrement sur état, Timbres | À reverser → Impôts / DGID |
| Droits de conservation foncière | À reverser → Conservation Foncière |
| Honoraires | Au cabinet · TVA → Impôts / DGID |
| Électricité, Loyer du bureau | Un fournisseur — une dépense du cabinet |
Un type qui manque se crée depuis la saisie même, par le notaire ou la comptable.
Les chiffres qui comptent ici.
Les questions qu’on nous pose
Un client nous doit de l’argent. Le logiciel bloque-t-il ?
Non. Au Sénégal, un client doit souvent au cabinet le temps d’un dossier. Le geste passe, le fil du dossier dit qui doit combien, et le client apparaît dans « Clients qui doivent ». La caisse rougit seulement si l’argent du cabinet sur un compte ne couvre plus ce que les clients lui doivent : c’est alors l’argent d’autres clients qui paie l’avance.
Un chèque revient impayé. Que devient le solde du client ?
« Chèque impayé » contre-passe le chèque entier, à la date du rejet, avec son motif. Le solde du client redescend d’autant, le reçu d’origine reste lisible, et la contre-passation se lit au fil du dossier. Rien n’est effacé.
Le clerc peut-il encaisser ?
Oui, l’argent des clients de ses dossiers : provision, prix, débours. Les honoraires, l’argent de l’État, les transferts et les virements restent au notaire et à la comptable. Le clerc ne voit d’ailleurs pas La caisse : il encaisse depuis la fiche du dossier.
Et si l’argent du client est arrivé sur le compte du cabinet ?
L’opération s’enregistre là où l’argent est arrivé. Une ligne orange de La caisse le rappelle — « X F d’argent des clients à virer vers le compte des fonds clients » — et son clic ouvre le virement prérempli. Elle disparaît d’elle-même une fois le virement fait.
Essayez-le sur un dossier réel.
Chaque franc sait à qui il appartient, et la caisse le prouve chaque jour.
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