Le chargé de formalités rentre de l'enregistrement. Il ouvre le dossier et coche « Fait ». C'est vrai : le dépôt est fait. Et c'est précisément là que le suivi d'une étude se perd.
Une case qui dit deux choses
« Fait » répond à la question de l'étude : avons-nous accompli notre part ? Oui, l'acte est déposé. Mais la question du client, et celle du notaire, est une autre : l'acte est-il revenu enregistré ? Tant que l'organisme n'a pas rendu la pièce, la formalité n'a pas abouti — elle attend.
Une case cochée au dépôt ne dit pas cette attente. Pire : elle la cache. Dans un tableau de suivi, la ligne cochée sort du champ de vision, et la pièce qui ne revient pas ne se remarque que le jour où le client la réclame.
La règle que Batouno applique
Dans Batouno, une formalité attend son retour tant que sa date de retour est vide — que « Fait » soit coché ou non. La case garde son sens : l'étude a fait sa part. Elle ne ferme rien.
Au dépôt, on pose la date d'envoi et « Prévenir (j) », le nombre de jours dans lequel la pièce devrait revenir. Batouno en tire l'échéance, et la ligne passe « À surveiller », puis « En retard », au bon moment. Une ligne envoyée sans délai n'est pas suivie : c'est un choix, et Batouno le dit au lieu de se taire.
Ce que la date de retour apprend à l'étude
Quand la pièce revient, « Reçu » pose la date du jour, et Batouno dit comment la formalité s'est passée : « Revenue en 9 j, dans le délai », ou le nombre de jours au-delà de la date prévue. La date se corrige ensuite à la main si la pièce est revenue la veille.
Ligne après ligne, l'étude voit ainsi le délai réel de chaque formalité, pas celui qu'on suppose. Elle peut ajuster le « Prévenir » qu'elle propose pour chaque organisme ; Batouno ne le change pas tout seul.
Ce que ça ne change pas
La règle ne fait pas revenir une pièce plus vite. Elle fait seulement qu'une pièce qui ne revient pas se voit — dans « Aujourd'hui », chaque matin, et sur le téléphone de celui qui suit le dossier. Il reste quelqu'un pour relancer.