Aujourd’hui : la journée du clerc, en un écran, dès la connexion.
Le matin, un clerc ne cherche pas un dossier : il cherche ce qui l’attend. Les formalités en retard, celles qui tombent demain, les pièces revenues d’hier. « Aujourd’hui » est l’écran qui s’ouvre à la connexion, et il ne répond qu’à cette question.
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Ce que ce sujet coûte aujourd’hui, et ce qu’il devient.
Aujourd'hui, sans Batouno
- Le matin commence par l’ouverture du tableau Word de suivi.
- Pour savoir ce qui est en retard, on relit chaque ligne et on calcule de tête.
- Le notaire demande à chacun où en sont ses dossiers.
- Une formalité envoyée sans délai sort du champ de vision.
Avec Batouno
- « Aujourd’hui » s’ouvre seul, à la connexion, pour le notaire, les clercs et le secrétariat.
- Quatre compteurs, et chacun s’ouvre sur la liste exacte qu’il compte.
- Le notaire passe de « Mes dossiers » à « Tout le cabinet » d’un clic.
- « 3 formalités envoyées n’ont pas de délai Prévenir » — et un bouton pour les poser.
Ce que fait Batouno, précisément.
Quatre compteurs qui s’ouvrent sur ce qu’ils comptent
Dossiers en cours, En retard, À surveiller demain, Rappels de la semaine. Toucher un nombre ouvre la liste qui le compose, ni plus ni moins : un compteur qui annoncerait trois retards et ouvrirait quatre lignes ne serait plus cru. Le logiciel le vérifie pour chaque rôle.
Les formalités à suivre, avec leurs deux gestes
Chaque formalité qui attend son retour, rangée par échéance : une pastille rouge en retard, ambre à surveiller, grise avant ; une jauge « 14 j sur 10 » (jours écoulés sur le délai « Prévenir ») ; et les boutons « Relancé » et « Reçu » sur la ligne même. On traite la journée sans ouvrir un dossier.
Ce qui manque se signale
Une formalité envoyée sans délai « Prévenir » ne serait jamais signalée. Le bandeau le dit — « 3 formalités envoyées n’ont pas de délai Prévenir » — et « Poser les délais » ouvre une liste où le délai habituel de l’organisme est affiché en regard. Rien n’est posé sans un geste.
Les dossiers urgents, « À relire » et les dernières actions
Sous les formalités : les cinq dossiers les plus urgents, avec leur étape actuelle et depuis quand ; « À relire », les documents dont les corrections attendent la relecture de la personne qui regarde ; puis les dernières actions du fil des dossiers, jour par jour, avec leur auteur. Pour le notaire, un bandeau en tête reprend les points qui attendent sur La caisse.
Le suivi des correctionsÀ l'écran
Cabinet · vendredi 2 octobre
Aujourd’hui
Dossiers en cours
12
dont je suis chargé
En retard
3
échéance arrivée ou passée
À surveiller demain
1
échéance samedi 3 octobre
Rappels de la semaine
4
d’après chaque organisme
Mes formalités à suivre
Tout voir · 8Enregistrement de l’acte
Impôts / DGID
VENT/2026/005 · Vente Ndiaye / Sarr
Envoyée 18/09 · échéance 28/09
Immatriculation au RCCM
Greffe RCCM
SARL/2026/002 · Constitution Keur Services
Envoyée 19/09 · échéance 03/10
État des droits réels
Conservation foncière
SUC/2026/004 · Succession Fall
Envoyée 27/09 · échéance 09/10
Les quatre compteurs
| Compteur | Ce qu’il compte | Un clic montre |
|---|---|---|
| Dossiers en cours | Les dossiers ouverts de la portée choisie, avec leur répartition par type | La liste de ces dossiers |
| En retard | Les formalités dont l’échéance est arrivée ou passée, sans date de retour | Ces formalités |
| À surveiller demain | Les formalités dont l’échéance tombe demain | Ces formalités |
| Rappels de la semaine | Les formalités dont un rappel tombe dans la semaine, d’après la liste de l’organisme | Ces formalités |
La portée est « Mes dossiers » (ceux dont je suis le clerc chargé) ou « Tout le cabinet ». Le notaire et l’administrateur partent de tout le cabinet.
L’écran d’arrivée, selon le rôle
| Rôle | Écran à la connexion |
|---|---|
| Notaire, administrateur | Aujourd’hui, tout le cabinet |
| Clerc, chargé de formalités | Aujourd’hui, mes dossiers |
| Secrétaire général·e, secrétaire | Aujourd’hui |
| Comptable | La caisse |
| Archiviste, coursier | Les dossiers |
Qui ne peut pas écrire une ligne du suivi lit l’écran sans les boutons « Relancé » et « Reçu ».
Les chiffres qui comptent ici.
Les questions qu’on nous pose
Le notaire voit-il les dossiers de tout le monde ?
Oui. Il arrive sur « Tout le cabinet » et passe à ses propres dossiers d’un clic. Un clerc fait l’inverse : il arrive sur les dossiers dont il est chargé et peut regarder l’ensemble de l’étude.
Faut-il tenir l’écran à jour ?
Non. Il se calcule à l’ouverture, à partir des dates que le suivi porte déjà : date d’envoi, délai « Prévenir », date de retour. Il n’y a rien à recopier, donc rien qui puisse dériver.
Et sur le téléphone ?
Le même écran, rangé pour un écran étroit : les compteurs deux par deux, chaque formalité en carte, « Relancé » et « Reçu » sous le pouce. Les retards et les rappels peuvent aussi arriver en notification.
Combien de formalités l’écran affiche-t-il ?
Les plus urgentes d’abord, dans une liste qui se lit d’un coup d’œil ; « Tout voir » ouvre le reste. Une liste du matin n’est pas un registre.
Essayez-le sur un dossier réel.
Tant que la pièce n’est pas revenue, Batouno ne l’oublie pas.
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