Après la signature : les formalités, l’argent des clients, la comptabilité.
Quel que soit l’acte, la suite est la même : des pièces attendues des Impôts, de la Conservation Foncière ou du greffe, une provision à tenir au franc près, des droits à reverser, des honoraires à déclarer. Batouno tient les trois dans le même dossier.
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Ce que ces dossiers coûtent aujourd’hui.
Aujourd'hui, sans Batouno
- Une formalité déposée sort du champ de vision jusqu’à ce que le client rappelle.
- La provision est encaissée, et son suivi vit dans un cahier séparé.
- Les droits à reverser à l’État se retrouvent dossier par dossier, la veille du 15.
- La comptabilité se ressaisit à la fin du mois, à partir des reçus.
Avec Batouno
- Chaque formalité a sa ligne : envoi, « Prévenir », échéance, relances, retour.
- Chaque versement s’encaisse sur le dossier, avec son reçu numéroté seul.
- L’état de l’enregistrement se dresse seul, et se règle d’un seul geste.
- Chaque geste passe son écriture SYSCOHADA, sans que personne la saisisse.
À quoi ressemble le traitement de ces dossiers.
Quel que soit l’acte, la suite est la même : des formalités auprès des Impôts, de la Conservation Foncière ou du greffe, une provision reçue avant d’être dépensée, des droits à reverser à l’État, des honoraires à facturer et une comptabilité à tenir. C’est le fonctionnement réel d’une étude, et c’est là que les outils génériques échouent le plus vite.
- Une provision est demandée avant l'enregistrement, et il faut avoir su l'évaluer : trop basse, il faudra rappeler le client au pire moment ; trop haute, elle sera contestée.
- Le chargé de formalités part déposer au guichet, et le dossier sort du champ de vision. Quand le client appelle, personne ne sait dire depuis combien de temps la pièce est attendue.
- Le client demande où en est son argent dès l'ouverture, puis au milieu, puis à la remise des pièces. À chaque fois, il faut pouvoir dire d'où sort chaque ligne.
- Les droits mis de côté pour l'État doivent être reversés, et la TVA des honoraires déclarée au plus tard le 15 du mois suivant. Retrouver ces sommes dossier par dossier, c'est le travail de la veille.
- L'argent des clients n'est pas celui de l'étude. Cette distinction, évidente en droit, est celle qu'un logiciel de comptabilité générale ne fait pas.
Ce que tout acte déclenche après la signature.
- Enregistrement aux Impôts / DGID
- Publicité à la Conservation Foncière
- Immatriculation au Greffe RCCM
- Provision, reçus et décharges
- Droits d’enregistrement et état mensuel
- Honoraires et TVA
- Comptabilité SYSCOHADA de l’étude
Ce que ces dossiers deviennent.
Cadre juridique
Cette famille relève du droit national du pays de l’étude, à une exception près : le registre du commerce et du crédit mobilier relève de l’Acte uniforme relatif au droit commercial général, commun à la zone OHADA. L’enregistrement, la fiscalité et la publicité foncière restent de compétence nationale ; la comptabilité suit le système comptable OHADA (SYSCOHADA révisé).
Dans Batouno
Les formalités se suivent ligne par ligne, avec « Prévenir », « Relancé » et « Reçu », et l’écran Aujourd’hui dit chaque matin ce qui revient et ce qui tarde. L’argent passe par La caisse : chaque encaissement a son reçu, chaque geste passe seul son écriture SYSCOHADA, et une ligne dit si le compte est juste. La TVA du mois, l’état de l’enregistrement et les retenues se préparent à partir de ce qui a été saisi.
Les questions qu’on nous pose
Batouno fait-il les formalités à notre place ?
Non. Le dépôt reste le travail du chargé de formalités. Batouno suit ce qui est parti, chez quel organisme, depuis quand, et dit chaque matin, dans Aujourd’hui, ce qui revient, ce qui tarde et qui relancer.
Est-ce la comptabilité de l’étude ?
Oui : chaque geste — encaissement, décaissement, transfert, dépense — passe son écriture dans le plan SYSCOHADA révisé livré, et la balance, le grand livre, le compte de résultat et le bilan s’en lisent. Les états portent « Correspondance à valider par votre expert-comptable » tant qu’il ne l’a pas validée.
L’argent des clients se mêle-t-il à celui de l’étude ?
Non. La caisse distingue l’argent des clients, ce qui est à reverser et l’argent du cabinet, compte par compte ; une ligne dit si le compte est juste. L’argent du cabinet ne passe jamais sous zéro sur le compte des fonds clients.
Un chèque remis compte-t-il comme encaissé ?
Il s’enregistre dès sa saisie, avec son numéro. Tant que la banque ne l’a pas montré sur un relevé pointé, il figure parmi les chèques pas encore passés, et le client le lit « En cours d’encaissement » sur son portail. S’il revient impayé, « Chèque impayé » le contre-passe entier, et la trace reste.
Voyez ces dossiers dans votre étude.
Quel que soit l’acte, la suite est la même : des pièces attendues des Impôts, de la Conservation Foncière ou du greffe, une provision à tenir au franc près, des droits à reverser, des honoraires à déclarer. Batouno tient les trois dans le même dossier.
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