Un registre des visites qui se remplit presque seul.
Dans une étude, un client qui attend est un client que personne ne sait attendu. La réception le voit entrer ; le collaborateur qui doit le recevoir est ailleurs. Noter l’arrivée doit prendre moins de temps que d’aller le prévenir — sinon personne ne la note.
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Ce que ce sujet coûte aujourd’hui, et ce qu’il devient.
Aujourd'hui, sans Batouno
- L’arrivée se note sur un cahier, ou pas du tout.
- On cherche à la main pour quel dossier la personne vient.
- La réception redemande au client qui il vient voir, puis cherche qui suit son affaire.
- Un nom mal orthographié, et l’on recrée une fiche qui existait déjà.
Avec Batouno
- L’arrivée est une ligne de la liste du jour ; son heure se pose seule.
- Si la personne est partie à un seul dossier ouvert, il est proposé.
- « Pour » propose le clerc chargé du dossier, sinon celui qui l’a reçue la dernière fois.
- Taper « Diup » retrouve « Diop » ; une personne inconnue se crée sans quitter la ligne.
Ce que fait Batouno, précisément.
Une ligne, en tête de la liste du jour
Qui, Pour, Motif, Dossier : la réception remplit la ligne en haut de « Présences du jour » et l’enregistre. L’heure d’arrivée est celle du moment, à l’heure locale et jamais à celle du serveur ; elle se corrige sur la fiche si l’on note après coup. La ligne naît « En attente ».
La personne retrouvée, même mal écrite
« Qui » cherche parmi les personnes de l’étude — celles-là mêmes qui sont parties à vos dossiers — et tolère la faute de frappe. Une personne inconnue se crée dans une fenêtre ouverte par-dessus la ligne, avec le nom déjà tapé ; au retour, le motif saisi est toujours là.
Le dossier et le collaborateur proposés
Partie à un seul dossier ouvert : il est posé. Partie à deux : rien n’est posé, choisir est une décision. « Pour » propose le clerc chargé du dossier, sinon le collaborateur qui a reçu cette personne la dernière fois. Chaque proposition se change d’un geste.
Les visites sans dossier aussi
Un confrère, un fournisseur, un coursier d’une autre étude : la ligne s’enregistre sans dossier, avec son motif et une note. Ces passages font partie de la journée d’une étude, et ils comptent comme les autres.
À l'écran
Accueil · vendredi 2 octobre
Présences du jour
Les chiffres qui comptent ici.
Les questions qu’on nous pose
Faut-il un poste dédié à l’accueil ?
Non. Le navigateur du poste déjà présent au comptoir suffit : il n’y a pas de matériel à acheter pour l’accueil.
Et les visiteurs qui ne sont pas des clients ?
Ils s’enregistrent de la même façon : une fiche de personne, un motif, pas de dossier. Un confrère ou un fournisseur fait partie de la journée d’une étude autant qu’un client.
Le client doit-il avoir pris rendez-vous ?
Non. Batouno ne tient pas d’agenda : il note qui est là, que la visite ait été convenue ou non. Une bonne part des visites d’une étude ne sont d’ailleurs pas planifiées.
Et si la personne a deux dossiers en cours ?
Rien n’est posé d’office : la réception choisit le bon dossier dans la liste des dossiers ouverts. Deviner à sa place, ce serait risquer de prévenir le mauvais clerc.
Essayez-le sur un dossier réel.
La bonne personne est prévenue à la seconde où l’accueil note l’arrivée.
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