Le client entre. Tout le monde sait déjà qui il vient voir.
Dans une étude, un client qui attend est un client que personne ne sait attendu. La réception le voit entrer, le collaborateur qui doit le recevoir est ailleurs. Entre les deux, il y a un couloir, et parfois vingt minutes.
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Ce que ce sujet coûte aujourd’hui, et ce qu’il devient.
Aujourd'hui, sans Batouno
- La réception note l’arrivée sur un cahier, ou pas du tout.
- Elle part chercher le collaborateur, ou l’appelle et tombe sur sa messagerie.
- On redemande au client qui il vient voir, et pourquoi.
- Le rendez-vous du jour est dans un autre carnet, sur un autre bureau.
Avec Batouno
- L’arrivée est enregistrée en quelques secondes, avec le motif et la personne attendue.
- Le rendez-vous du jour est retrouvé automatiquement, avec son dossier.
- Le collaborateur est prévenu là où il se trouve.
- Le client n’a rien à répéter.
Ce que fait Batouno, précisément.
Trois informations, et c’est fait
Qui arrive, qui il vient voir, pourquoi. L’enregistrement doit tenir en quelques secondes, sinon il n’est pas fait — c’est la seule contrainte qui compte à un comptoir d’accueil.
Le rendez-vous se retrouve tout seul
Si le client a un rendez-vous confirmé ce jour-là, il lui est rattaché automatiquement — avec le dossier concerné et le collaborateur prévu. La réception n’a rien à chercher.
Les visites sans rendez-vous sont prévues
Une bonne part des visites d’une étude ne sont pas planifiées. Elles s’enregistrent de la même façon, avec le motif exprimé par le client, et elles comptent dans la journée comme les autres.
Le client est reconnu s’il est déjà connu
Un client déjà présent dans la base est retrouvé, avec son numéro de téléphone et son historique. On ne recrée pas une fiche à chaque passage.
À l'écran
Arrivée d’un client
Retrouvé automatiquement
La réception n'a rien cherché, et le client n'a rien répété.
Les chiffres qui comptent ici.
Les questions qu’on nous pose
Faut-il un poste dédié à l’accueil ?
Un navigateur suffit, sur le poste déjà présent au comptoir. Il n’y a pas de matériel à acheter pour ce module.
Et les visiteurs qui ne sont pas des clients ?
Ils s’enregistrent aussi, avec le motif de leur visite. Un coursier, un confrère, un fournisseur font partie de la journée d’une étude.
Combien de temps prend l’enregistrement ?
Quelques secondes. C’est une contrainte de conception : un accueil qui demanderait une minute par personne ne serait tout simplement pas utilisé aux heures de pointe.
Que se passe-t-il si le client n’a pas de rendez-vous ?
On note qui il vient voir et pourquoi. Le collaborateur est prévenu de la même façon, et décide s’il peut le recevoir — ce qui vaut mieux que de le découvrir en traversant le couloir.
Essayez-le sur un dossier réel.
Le temps d’attente est mesuré, pas estimé — et il baisse parce qu’il se voit.
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