Une personne saisie une fois, retrouvée sur tous ses dossiers.
Le même client revient pour une vente, puis une succession, puis la constitution de sa société. Le ressaisir à chaque dossier, c’est trois fiches, trois orthographes, et des pièces d’identité qu’on redemande. Batouno part de son numéro de téléphone.
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Ce que ce sujet coûte aujourd’hui, et ce qu’il devient.
Aujourd'hui, sans Batouno
- Chaque dossier ressaisit le client, avec une orthographe de plus.
- Deux fiches pour la même personne, et personne ne sait laquelle est juste.
- Une personne vendeuse et mandataire apparaît deux fois au dossier.
- La CNI est redemandée au client à chaque nouvel acte.
Avec Batouno
- « Ajouter une partie » part du téléphone : un numéro connu propose la personne.
- « Oui, c’est lui » ou « Non » : Batouno ne fusionne jamais deux fiches seul.
- Un compte par personne et par dossier, avec autant de qualités qu’il faut.
- La pièce d’identité suit la personne d’un dossier à l’autre, avec sa validité.
Ce que fait Batouno, précisément.
Le téléphone d’abord, sinon les noms proches
Personne physique ou morale, nom et prénom ou dénomination et forme juridique, puis le téléphone, mis au même format quelle que soit sa saisie (+221 par défaut). S’il est connu : « Ce numéro est déjà connu : SARR Moussa, personne physique, 2 dossier(s) » — « Oui, c’est lui » ou « Non, c’est une autre personne ». Sans téléphone — un défunt, un mineur —, l’écran montre les noms proches, et taper « Diup » retrouve « Diop ».
Un compte, plusieurs qualités
Une personne a un seul compte par dossier, quelle que soit la façon dont elle intervient : vendeuse et mandataire, c’est une ligne, un solde, deux qualités. 21 qualités sont livrées et la liste s’étend depuis la saisie ; redemander une personne déjà partie lui ajoute sa qualité au lieu de créer une seconde ligne.
L’identité pour l’acte, et les pièces
« Ousmane Fall » à l’écran, « FALL Ousmane » pour l’acte. L’identité nécessaire à l’acte se saisit une fois, sur la fiche de la personne — pour une société, ce qui l’identifie et qui la représente — et sert ensuite à tous ses dossiers. Les pièces de la personne restent les siennes et ne s’affichent jamais au portail du client.
La vigilance sur la fiche
Le bloc « Vigilance » de la fiche porte « Identité vérifiée » : la pièce vue à l’étude, quand et par qui ; la vérification se périme avec la pièce. Il dit aussi si la personne est politiquement exposée, et sa fonction ; pour une société, ses bénéficiaires effectifs, avec leur part, la source et une note. Sur la fiche du dossier, chaque partie porte « Identité vérifiée le … » ou « À vérifier ».
Identité et bénéficiairesAmy lit les pièces et propose la fiche
Avec Amy, l’assistante, une pièce d’identité, des statuts, un titre foncier ou une procuration déposés au dossier ou sur la fiche sont lus dès leur arrivée. Une personne nommée dans la pièce mais absente du dossier, Amy propose de l’ajouter, par le même chemin que « + Ajouter une partie » — et si elle existe déjà dans l’étude, elle le dit au lieu de créer un doublon. Les champs vides de la fiche se remplissent et portent « Rempli par Amy » ; un champ déjà rempli n’est jamais écrasé : l’écart devient une proposition, avec sa source. Le numéro d’identification nationale n’est recopié dans aucun champ.
Amy lit les piècesÀ l'écran
VENT/2026/005 · Vente immobilièreEn retard
Vente Ndiaye / Sarr
Solde du dossier
11 100 000 F
l’argent des clients, détenu par l’étude
Encaissé
32 500 000 F
Décaissé
21 400 000 F
Les parties
+ Ajouter une partieLes opérations
Les listes livrées
Toutes s’étendent depuis la saisie.
| Liste | Nombre | Contenu |
|---|---|---|
| Qualités | 21 | Vendeur, Acheteur, Donateur, Donataire, Emprunteur, Prêteur, Caution, Gérant, Associé, Bailleur, Preneur, Héritier, Mandataire, Témoin, Créancier, Débiteur, Constituant, Mandant, Époux / Épouse, Autre, Société en formation |
| Formes juridiques | 14 | SARL, SARLU, SA, SAS, SASU, SNC, SCS, GIE, SCI, Association, ONG, Coopérative, Établissement public, État / Collectivité |
| Types de pièce | 11 | Carte nationale d’identité, Passeport, Carte consulaire, Permis de conduire, Acte de naissance, Certificat de mariage, Statuts, RCCM, Consentement, Procuration, Autre |
Une pièce réutilisable (CNI, passeport, statuts…) suit la personne sur tous ses dossiers ; une pièce faite pour un acte (consentement, procuration) reste sur son dossier d’origine.
Les chiffres qui comptent ici.
Les questions qu’on nous pose
Et si deux personnes partagent un numéro de téléphone ?
C’est pour cela que Batouno demande au lieu de décider : « Non, c’est une autre personne » crée une seconde fiche. Deux fiches ne sont jamais fusionnées sans qu’un humain l’ait dit.
Le client voit-il sa pièce d’identité sur son portail ?
Non, jamais. Les pièces d’une personne lui appartiennent et ne peuvent pas être rendues visibles au portail : le logiciel refuse la case. Pour partager un document, on le joint au dossier.
Retrouve-t-on combien de fois une personne est venue à l’étude ?
Oui. Sa fiche compte ses visites à l’accueil ; un clic ouvre leur historique. Le bouton « Dossiers » ouvre tous les dossiers où elle est partie.
Que deviennent nos fichiers clients actuels ?
L’équipe Batouno reprend les personnes de vos dossiers en cours avant le premier jour, avec les dossiers eux-mêmes. Ce qu’elle ne sait pas rattacher avec certitude, elle vous le signale au lieu de le deviner.
Essayez-le sur un dossier réel.
Une saisie, une seule fois : la personne, le dossier, la référence.
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