Un dossier se lit en un écran : où il en est, et l’argent qu’il porte.
Un client appelle. Pour lui répondre, il faut savoir où en est son dossier, ce qu’il a versé, ce qui est sorti, et ce qui reste. La fiche du dossier met ces quatre réponses en haut de l’écran, avant tout le reste.
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Ce que ce sujet coûte aujourd’hui, et ce qu’il devient.
Aujourd'hui, sans Batouno
- Le suivi est dans un tableau, l’argent dans un autre, les pièces dans un classeur.
- Savoir où en est le dossier, c’est relire tout son historique.
- Le solde d’un client se recalcule à la main avant de lui répondre.
- Un dossier se ferme alors qu’un client y a encore de l’argent.
Avec Batouno
- Une fiche : en-tête, étape actuelle, argent, parties, opérations, et quatre onglets.
- « Étape actuelle » : la dernière étape faite, son organisme, depuis combien de jours.
- Un bandeau : encaissé, décaissé, solde — l’argent des clients que l’étude détient.
- Clore un dossier qui porte encore de l’argent : le notaire seul, après confirmation.
Ce que fait Batouno, précisément.
En-tête et étape actuelle
La référence, le type, le statut de suivi (À jour, À surveiller, En retard), le titre entier, le clerc chargé du dossier. Puis « Étape actuelle » : la dernière étape faite et son organisme, depuis combien de jours, et « étape 3 sur 7 ». La même définition sert à l’écran « Aujourd’hui ».
Un bandeau d’argent, et un seul
Solde du dossier, Encaissé, Décaissé, Reste à appeler. Le solde est l’argent des clients que l’étude détient sur ce dossier : encaissé moins décaissé, par construction. Une phrase dit ce qu’il faut faire — « Reste à appeler », « À rendre à… », « Soldé ».
Les parties, puis les opérations
Chaque partie avec ses qualités, son téléphone, son solde et ce qu’il faut faire pour elle ; « + Ajouter une partie » au-dessus. Puis Encaisser, Décaisser, Transférer, et la liste des opérations du dossier, chacune avec le solde après elle et son reçu ou sa décharge à imprimer.
Quatre onglets, et le fil du dossier
Suivi, Documents, Frais et barème, Partage client. En dessous, le fil du dossier : chaque envoi, relance et retour de formalité, chaque note, datés et signés. La fiche se lit aussi au téléphone, ses listes en cartes.
À l'écran
VENT/2026/005 · Vente immobilièreEn retard
Vente Ndiaye / Sarr
Solde du dossier
11 100 000 F
l’argent des clients, détenu par l’étude
Encaissé
32 500 000 F
Décaissé
21 400 000 F
Les parties
+ Ajouter une partieLes opérations
Les quatre onglets
| Onglet | Ce qu’on y trouve |
|---|---|
| Suivi | Les formalités, une par ligne, avec « Relancé » et « Reçu » |
| Documents | Les fichiers du dossier, « Partir d’un modèle », la case « Visible client », le Centre de rédaction |
| Frais et barème | Ce que le barème calcule et la provision demandée |
| Partage client | Le lien de suivi à copier, et le code d’accès aux documents |
Les chiffres qui comptent ici.
Les questions qu’on nous pose
Le clerc voit-il l’argent du cabinet sur la fiche ?
Il voit le solde de l’argent des clients et celui de chaque partie. La part du cabinet est mentionnée sans son montant, avec la phrase qui renvoie au comptable. L’archiviste et le coursier lisent les dossiers sans aucun montant.
Peut-on clore un dossier qui porte encore de l’argent ?
Oui, mais seul le notaire le peut, après une confirmation qui liste qui doit quoi et ce que l’étude détient encore. Cette liste s’écrit au fil du dossier. Un dossier clos se rouvre.
Comment retrouver un dossier quand on n’a pas sa référence ?
Par son titre ou par le nom d’une partie : taper le nom du client suffit. C’est l’ordre naturel de la recherche d’un clerc, qui connaît le client avant le numéro.
Le client peut-il suivre son dossier lui-même ?
Oui. L’onglet « Partage client » donne un lien que vous lui envoyez par WhatsApp ou par SMS : il y lit les étapes que vous avez rendues visibles et ses versements, jamais les soldes.
Essayez-le sur un dossier réel.
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