L’identité vérifiée et les bénéficiaires effectifs, sur la fiche de la personne.
La pièce d’identité se photocopie, se range, et six mois plus tard personne ne sait plus qui l’a vue ni si elle était encore valable. Dans Batouno, la vérification s’écrit une fois sur la fiche de la personne, et la suit sur tous ses dossiers.
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Ce que ce sujet coûte aujourd’hui, et ce qu’il devient.
Aujourd'hui, sans Batouno
- La photocopie de la pièce est rangée on ne sait où.
- On ne sait plus qui a vu la pièce, ni quand.
- Une pièce périmée continue de passer pour vérifiée.
- Les associés d’une société cliente se cherchent dans les statuts, à chaque dossier.
Avec Batouno
- « Identité vérifiée » : la pièce vue à l’étude, écrite sur la fiche.
- La vérification dit quand, et par qui.
- La vérification se périme avec la pièce : la personne repasse « À vérifier ».
- Les bénéficiaires effectifs, avec leur part, la source et une note.
Ce que fait Batouno, précisément.
« Identité vérifiée », et par qui
Sur la fiche de la personne, le bloc « Vigilance » porte « Identité vérifiée » : la pièce vue à l’étude, la date, et la personne de l’étude qui l’a vue. La vérification vaut jusqu’à la fin de validité de la pièce ; au-delà, la personne repasse « À vérifier ».
La personne politiquement exposée
Une case, « Personne politiquement exposée », et sa fonction. Une partie exposée met le dossier en vigilance renforcée, et la raison s’écrit en clair, fonction comprise.
Alertes et niveau du dossierLes bénéficiaires effectifs d’une société
Pour une société, la liste de ses bénéficiaires effectifs : chacun avec sa part, la source de l’information et une note. Une société sans bénéficiaire effectif connu met le dossier en vigilance renforcée, et le dit.
Sur la fiche du dossier
Dans la liste des parties, la colonne « Identité » dit, pour chacune, « Vérifiée le … » ou « À vérifier ». Le clerc qui prépare le dossier voit d’un coup d’œil ce qui reste à faire avant la signature.
La fiche du dossierLes chiffres qui comptent ici.
Les questions qu’on nous pose
Batouno vérifie-t-il la pièce lui-même ?
Non. Une personne de l’étude voit la pièce et l’écrit sur la fiche ; Batouno garde la date, son nom, et fait périmer la vérification avec la pièce.
Une société dont on ne connaît pas les bénéficiaires effectifs peut-elle signer ?
Oui. Le dossier passe en vigilance renforcée, avec la raison écrite en clair, et le niveau attend d’être validé. La vigilance signale, l’étude décide.
Le client voit-il ces informations ?
Non. La vigilance reste dans l’étude : rien d’elle n’apparaît au portail du client, ni dans le fil du dossier.
Peut-on supprimer une personne déjà vérifiée ?
Non : elle s’archive, elle ne s’efface pas. Une pièce de vigilance ne se supprime ni ne se réécrit pendant dix ans.
Essayez-le sur un dossier réel.
Ce que l’étude a vérifié, dossier par dossier, se montre au lieu de se reconstituer.
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