La banque de modèles : les trames de l’étude, rangées par type de dossier.
Chaque étude a ses trames : l’acte de vente qu’on reprend depuis des années, la procuration, la lettre au conservateur. Elles vivent sur le poste d’un clerc, ou dans un ancien dossier qu’on rouvre et qu’on recopie. Dans Batouno, elles ont une place : la banque de modèles de l’étude, où le clerc part d’une trame au lieu de la chercher.
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Ce que ce sujet coûte aujourd’hui, et ce qu’il devient.
Aujourd'hui, sans Batouno
- La trame vit sur le poste d’un clerc, et sa dernière version ne se retrouve pas.
- Chacun range ses trames à sa façon : pour en trouver une, il faut savoir qui l’a.
- On rouvre l’acte d’un ancien dossier et on le recopie, avec ses vieux noms dedans.
- Un acte bien rédigé reste dans son dossier ; le suivant repart d’une autre trame.
Avec Batouno
- Les trames se déposent dans la banque de l’étude, plusieurs fichiers d’un coup.
- Chaque modèle est rangé sous ses types de dossier : les bons arrivent en tête.
- « Partir d’un modèle » copie la trame dans le dossier ; le clerc la complète.
- « Ajouter à la banque » fait de cet acte un modèle, « Tiré de » son dossier.
Ce que fait Batouno, précisément.
Déposer, anciens fichiers compris
Plusieurs fichiers se déposent d’un coup : Word, Excel, PowerPoint, ou leurs équivalents libres (.odt, .ods, .odp). Un .doc, un .rtf, un .xls ou un .ppt est converti à l’arrivée, sur le serveur de l’étude. Un PDF est refusé, avec sa raison : il ne s’édite pas, il faut déposer le fichier Word d’origine. Deux modèles identiques ne cohabitent pas : un doublon est refusé, et l’écran le dit.
Rangée par type de dossier, et tenue à jour
Chaque modèle se range sous un ou plusieurs types de dossier. Il s’édite dans le Centre de rédaction ; remplacé, l’ancien fichier est gardé en copie datée. Un modèle qu’on ne veut plus proposer se retire, et se remet : rien ne se supprime. La banque est dans le menu Dossiers, pour les clercs, le notaire et l’administrateur ; la comptable n’y a pas accès.
Partir d’un modèle, depuis le dossier
« Partir d’un modèle », dans l’onglet Documents, ouvre deux onglets : les modèles de l’étude — ceux du type du dossier d’abord, puis les plus utilisés — et les actes des autres dossiers, avec un avertissement : ils portent les noms et les montants de leur dossier. « Prendre » copie le fichier dans les Documents, sous le nom du modèle suivi de la référence du dossier, et l’ouvre dans le Centre de rédaction. Le fil du dossier le note ; le modèle, lui, ne change pas.
Le Centre de rédactionAjouter à la banque, et rien vers le client
« Ajouter à la banque », sur un document du dossier, fait entrer une copie dans la banque, avec sa provenance : « Tiré de » la référence du dossier. Un document qui porte des corrections pas encore acceptées n’y entre pas. Rien de la banque ne paraît au portail du client : elle reste sur le serveur de l’étude.
Le suivi des correctionsÀ l'écran
Dossier · Vente immobilière
VENT/2026/005 · Vente Ndiaye / Sarr
ACTE DE VENTE
Par-devant Maître Diallo, notaire à Dakar, soussigné, ont comparu Madame Aminata NDIAYE, ci-après « le vendeur », et Monsieur Moussa SARR, ci-après « l’acquéreur l’acheteur ».
Article 1 — Désignation
Un terrain sis à Dakar, objet d’un titre foncier au nom du vendeur, d’une contenance de cinq cents (500) mètres carrés, tel qu’il existe, sans exception ni réserve.
Article 3 — Prix
La vente est consentie moyennant le prix de vingt-cinq millions (25 000 000) de francs CFA, payable en deux fois payé comptant ce jour.
En marge
Me Diallo · 3 corrections
Me Diallo : vérifier la contenance sur le titre foncier.
Amy part de vos modèles
- Un modèle de la banque devient un projet rempli des informations du dossier.
- Le projet est un nouveau document : le modèle reste intact.
Rédige la cession de parts depuis notre modèle.
Amy lit. Vous décidez.
Les chiffres qui comptent ici.
Les questions qu’on nous pose
Batouno fournit-il des modèles d’actes ?
Non. La banque part vide : elle se remplit des trames de l’étude, déposées par ses clercs et son notaire. « Prendre » ne remplit pas le modèle avec les données du dossier : la copie prise est le texte du modèle, et le clerc la complète. Si l’étude a activé Amy, l’assistante peut, elle, en faire un projet rempli de ce que le dossier sait, dans un nouveau document : le modèle reste intact.
Peut-on reprendre nos anciens fichiers .doc ?
Oui. Un .doc, un .rtf, un .xls ou un .ppt est converti à l’arrivée, sur le serveur de l’étude, et devient un fichier qui s’édite dans le Centre de rédaction. Plusieurs fichiers se déposent d’un coup.
Et un PDF ?
Il est refusé, et l’écran dit pourquoi : un PDF ne s’édite pas. Déposez le fichier Word d’origine. Dans les Documents d’un dossier, en revanche, un PDF se dépose et se lit.
Le client voit-il nos modèles ?
Non. La banque n’est jamais visible du client : rien d’elle ne paraît au portail. Elle reste sur le serveur de l’étude, comme les documents des dossiers.
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